Success Story: Suomen yleisen kielitutkinnon tehostaminen keskustelevaa tekoälyä hyödyntäen
Success story - Matrix42 Intelligence
Alkuperäinen haaste
Opetushallitus, joka toimii opetus- ja kulttuuriministeriön alaisena kansallisena kehittämisvirastona, kohtaa kasvavan haasteen vastata lisääntyneeseen kysyntään liittyen Yleisten kielitutkintojen testeihin. Nämä kokeet ovat keskeisiä moniin tarkoituksiin, kuten Suomen kansalaisuuden hakemiseen, työllistymiseen ja jatko-opintoihin.
Viime vuosina kysyntä on ylittänyt huomattavasti tarjolla olevien testipaikkojen määrän – erityisesti suurissa kaupungeissa, kuten Helsingissä, Tampereella ja Turussa, joissa testiajat varataan usein minuuteissa niiden avautumisesta. Tämä pula on muodostunut esteeksi monille asukkaille, erityisesti maahanmuuttajille, jotka tarvitsevat ajankohtaista todistusta edistääkseen henkilökohtaisia ja ammatillisia tavoitteitaan.
Kysynnän kasvuun vaikuttavat tekijät, kuten lisääntynyt maahanmuutto, tietoisuuden lisääntyminen kielivaatimuksista ja rajallinen testausinfrastruktuuri. Samaan aikaan viraston tukitiimi on joutunut vastaamaan valtavaan määrään tiedusteluja, vastaanottaen satoja puheluita ja sähköposteja – erityisesti rekisteröitymisen ja testipäivien aikana. Huippupäivinä yksi työntekijä on vastaanottanut yli 100 puhelua tunnissa, mikä on kuormittanut pientä tiimiä, joka vastaa yleisön kysymyksiin. Tulevat lainsäädännön muutokset Suomessa odotetaan laajentavan testiin oikeutettujen osallistujien joukkoa entisestään, mikä lisää painetta nykyisiin resursseihin. Tämän ratkaisemiseksi virasto tarvitsi kiireellisesti ratkaisun, joka vähentäisi toistuvia tiedusteluja ja tarjoaisi käyttäjille ajankohtaista ja tarkkaa tietoa laajassa mittakaavassa.
Miksi Matrix42 Intelligence oli oikea ratkaisu
Opetushallitus, joka on jo tyytyväinen Matrix42 ITSM -asiakas, päätti ottaa käyttöön Matrix42 Intelligence -ratkaisun keskustelevaa tekoälyä varten, erityisesti Matrix42 Knowledge discovery -ominaisuuden, useista vakuuttavista syistä:
-
Vaivaton käyttöönotto: Toisin kuin perinteiset chatbotit, jotka vaativat merkittäviä asennustoimia, kuten yleisten kysymysten tunnistamista ja skenaarioiden ennakkomäärittelyä, Matrix42 Knowledge discovery hyödynsi vaivattomasti asiakkaan verkkosivustolla jo olevaa tietoa. Tämä vähensi tukitiimin työkuormaa ja varmisti sujuvan aloituksen.
-
Skaalautuva suorituskyky: Koska tekoälyratkaisu on suunniteltu käsittelemään suuria määriä tiedusteluja, se hallitsee kasvua tehokkaasti ilman tarvetta lisätä henkilöstöä.
- Tarkoituksenmukainen todellisiin tarpeisiin: Toisin kuin yleiset tekoälytyökalut, Matrix42 Intelligence on suunniteltu tarjoamaan relevantteja ja korkealaatuisia vastauksia organisaation tietojen pohjalta – auttaen tiimejä työskentelemään tehokkaammin ja palvelemaan kohderyhmiään paremmin.
AI Knowledge discovery toiminnassa
Matrix42 Knowledge discovery -ratkaisu otettiin käyttöön sujuvoittamaan viestintää Yleisten kielitutkintojen osalta.
Matrix42 Knowledge discovery muuttaa organisaatioiden tiedon saatavuutta ja hyödyntämistä. Keskustelevan tekoälyn avulla asiakkaat tai työntekijät voivat löytää tarkkoja vastauksia välittömästi, mikä poistaa turhautumisen, joka syntyy monien järjestelmien ja dokumenttien läpi etsimisestä.
Hankalasti navigoitavat tai loputtomat dokumentit ja tuen odottelu ovat nyt historiaa. Yhdistämällä Retrieval-Augmented Generation (RAG) -menetelmää ja generatiivista tekoälyä Matrix42 Knowledge takaa, että vastaukset ovat helposti saatavilla.
Ratkaisu keskittyy erityisesti vastaamaan yleisiin kysymyksiin, kuten:
- Testin rekisteröintikäytännöt
- Kokeen ajankohtien muutokset
- Testiaikojen saatavuus eri kaupungeissa
- Tulosten aikataulut
Tekoälyratkaisu sisällytettiin Yleisten kielitutkintojen rekisteröintisivulle ja tehtiin saataville useilla eri kielillä. Ratkaisun keskeinen etu oli sen kohdennus pelkästään testiin liittyviin tiedusteluihin, jolloin vastaukset ovat aina hyvin perusteltuja ja merkityksellisiä. Monimutkaiset tai arkaluontoiset asiat (kuten valitukset) ohjataan asiantuntijan hoidettaviksi.
Tulokset ja liiketoiminnallinen vaikutus
Organisaatio on jo huomannut merkittäviä parannuksia:
-
Ymmärrys asiakastarpeista: Heillä on nyt käytettävissään toimintakelpoista dataa yleisimmistä kyselyistä. Tämä tieto on arvokasta verkkosivuston tiedon tarkentamisessa ja viestinnän parantamisessa, mikä vähentää toistuvien asiakastukipyyntöjen tarvetta.
-
Toiminnallinen tehokkuus: Ohjaamalla rutiinikysymykset Matrix42 Knowledge discovery -ratkaisulle asiakastukitiimi voi keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin ja kyselyihin, jotka vaativat inhimillistä asiantuntemusta.
-
Parantunut käyttäjäkokemus: Käyttäjät saavat nyt välittömät vastaukset yleisiin kysymyksiin, mikä vähentää merkittävästi odotusaikoja ja turhautumista.
Annika Grönholm, Opetushallituksen edustaja, kiitti Matrix42 Knowledge discovery -ratkaisua sanoen: "Se on toiminut kaiken kaikkiaan hyvin. Olen siihen tyytyväinen."
Organisaatio pystyy nyt vastaamaan kasvaneeseen kysyntään ylikuormittamatta tukitiimiään.
Avain menestykseen
Tämän menestyksen perustana on myös olemassa olevan verkkosivuston tiedon laatu. Ohjeet ja usein kysytyt kysymykset olivat jo hyvin jäsenneltyjä ja kattavia, mikä poisti tarpeen laajoille muutoksille ennen tekoälyratkaisun integroimista.
Toisin kuin perinteiset chatbotit, jotka vaativat paljon resursseja käyttöönottoon ja ennalta määriteltyjä skenaarioita, Matrix42:n Knowledge discovery tarvitsi vain olemassa olevan dokumentaation. Käyttöönoton jälkeen keskusteleva tekoäly alkoi vastata käyttäjien kysymyksiin lähes ilman lisäpanostuksia.
Matrix42:n tekoälypohjainen ratkaisu on osoittautunut mullistavaksi, ja se näyttää, kuinka älykäs automaatio voi antaa organisaatioille mahdollisuuden voittaa haasteet ja tarjota parempaa palvelua suuressa mittakaavassa.
Kohtaako organisaationne samanlaisia haasteita? Tutustu, miten Matrix42 Knowledge discovery voi auttaa virtaviivaistamaan toimintaa ja tarjoamaan saumattoman käyttökokemuksen käyttäjillenne.
Lue lisää Matrix42 Intelligencestä
Matrix42 on eurooppalainen vaihtoehto palvelunhallinnassa, joka tarjoaa paikallista asiantuntemusta ja innovatiivisia ratkaisuja. Yhdessä kumppaneidemme kanssa toimitamme palveluita asiakkaan omalla kielellä, takaamme tietosuojan säännösten mukaisilla pilviratkaisuilla ja tarjoamme nopeaa, luotettavaa tukea lähialueen asiantuntijoilta. Eettisen tekoälyn ja läpinäkyvyyden avulla olemme luotettava kumppani eurooppalaisille yrityksille.
