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Qu'est-ce que la gestion des actifs logiciels (SAM)?

La Gestion des Actifs Logiciels (SAM) est une approche stratégique qui vise à optimiser et gérer les ressources logicielles tout au long de leur cycle de vie. Son objectif principal est de garantir la rentabilité, la conformité des licences et une efficacité opérationnelle accrue. S'appuyant sur le cadre ITIL, la SAM automatise des processus clés comme le déploiement et l'audit des logiciels, tout en fournissant des données précieuses pour des décisions stratégiques éclairées. Elle met l'accent sur la gestion, la conformité et l'utilisation optimale des licences, s'intégrant aux processus informatiques pour améliorer la prestation de services et minimiser les risques.

Table des matières :

  • Introduction à la gestion des actifs logiciels
  • Terminologie
  • Défis
  • SAM en relation avec d'autres processus informatiques
  • Avantages et meilleures pratiques
  • Matrix42, le choix européen en matière de gestion des services

Introduction à la gestion des actifs logiciels

La gestion des actifs logiciels (SAM) est un élément essentiel de l'entreprise moderne. Au cœur de la gestion des actifs logiciels se trouvent la gestion, l'optimisation et la gouvernance des actifs logiciels tout au long de leur cycle de vie. Selon le cadre ITIL, la gestion des actifs logiciels englobe l'infrastructure et les processus nécessaires au contrôle, à la protection et à l'utilisation efficaces des actifs logiciels, de l'acquisition à la mise hors service.

En quoi cela est-il important ? Pour les responsables informatiques, les professionnels de la gestion des actifs logiciels et les gestionnaires d'actifs, une gestion efficace des logiciels se traduit par une réduction des coûts, une amélioration de la conformité et une augmentation de la productivité, le tout avec des risques minimisés. Que vous soyez à la tête d'une petite équipe informatique ou que vous gériez des opérations au niveau de l'entreprise, la compréhension et la mise en œuvre de la gestion des actifs logiciels garantissent l'excellence opérationnelle.

Ce guide fournit une vue d'ensemble de SAM, y compris ses avantages, ses étapes, les meilleures pratiques, la terminologie clé et la façon dont il est lié aux pratiques ITIL.

Terminologie

Terme Description de l'actif logiciel

Actif logiciel

Toute application ou licence logicielle détenue, souscrite ou utilisée par l'organisation.

Position de licence effective (ELP)

Un état qui rapproche les licences achetées de l'utilisation réelle des logiciels afin de déterminer les lacunes ou les excédents en matière de conformité.

Inventaire des logiciels

La détection, la documentation et l'analyse des logiciels installés sur un réseau et sur les dispositifs de point d'accès.

Conformité

Respect des accords de licence de logiciel et des exigences réglementaires.

Gestion du cycle de vie

La série de phases que subit un logiciel, de son acquisition à son élimination.

Les défis de la gestion des actifs logiciels

La gestion efficace des actifs logiciels est de plus en plus complexe à mesure que les écosystèmes informatiques se complexifient. Les entreprises sont confrontées à une multitude de défis, qu'il s'agisse d'assurer la conformité, de gérer les coûts ou de suivre l'utilisation des technologies dans des environnements distribués. Voici les principaux problèmes que les entreprises rencontrent dans la gestion des actifs logiciels (SAM) :

  • Visibilité limitée de l'informatique et des actifs: Les entreprises ont du mal à suivre les actifs informatiques et logiciels dans les environnements hybrides, ce qui les conduit à prendre des décisions réactives et à manquer d'efficacité.

  • Défis liés à la gestion du SaaS et du cloud: Le suivi de l'utilisation des SaaS et des services de cloud public est complexe, ce qui entraîne des dépenses excessives, des licences sous-utilisées et des problèmes de gouvernance avec des plateformes telles que AWS, Azure et des outils SaaS tels que Microsoft 365.

  • Optimisation des licences et conformité: La gestion des licences de fournisseurs tels que Microsoft, Oracle et autres est difficile en raison de la complexité des termes, des risques de conformité et de l'augmentation des coûts.

  • Augmentation des coûts informatiques et logiciels: La demande croissante d'outils numériques et d'infrastructures d'IA fait grimper les dépenses informatiques, ce qui rend essentiel le contrôle des coûts par le biais de la gestion des actifs logiciels (SAM).

  • Nécessité d'une optimisation stratégique des dépenses informatiques: Une gestion inefficace des ressources et des systèmes de suivi fragmentés conduisent à des budgets gaspillés. Un SAM efficace aide les organisations à optimiser les coûts, à améliorer la conformité et à renforcer l'agilité.

Le lien entre la gestion des actifs logiciels, la gestion des actifs informatiques et la gestion des configurations (et la CMDB)

La gestion des actifs logiciels (SAM), la gestion des actifs informatiques (ITAM) et la gestion des configurations sont des processus importants pour la gestion des actifs au sein de l'écosystème informatique. Bien qu'ils présentent certaines similitudes, chacun d'entre eux a un objectif distinct :

Processus Gestion des configurations Gestion des actifs informatiques Gestion des actifs logiciels
Objectif principal Gérer les relations et les dépendances des services et des composants informatiques. Gestion des aspects physiques, financiers et contractuels des actifs informatiques. Gérer les licences de logiciels, la conformité et l'utilisation au sein d'une organisation.
Objectif S'assurer que les actifs et les services sont représentés avec précision et configurés de manière cohérente pour soutenir efficacement les processus métier. Optimiser les actifs informatiques, réduire les coûts et garantir la conformité aux normes financières et réglementaires. Gérer les licences logicielles, optimiser les dépenses et assurer la conformité avec les accords de licence.
Champ d'application Couvre divers composants informatiques tels que les logiciels, le matériel et les systèmes de réseau essentiels à la prestation de services. Se concentre sur la gestion de l'ensemble du cycle de vie des actifs informatiques, de l'approvisionnement à la maintenance et à la mise au rebut. Gestion des actifs logiciels tout au long de leur cycle de vie, y compris l'acquisition, l'octroi de licences et la mise hors service.
Activités concernées Identification de la configuration, contrôle, comptabilisation de l'état et vérification/audit. Acquisition, déploiement, découverte, maintenance et mise au rebut ou réaffectation des actifs. Acquisition de licences, audit de conformité, suivi de l'utilisation, gestion des renouvellements et optimisation des coûts.
Exemples d'éléments Serveurs, machines virtuelles, applications/systèmes logiciels, bases de données, clusters, réseaux Postes de travail, Appareils mobiles, Moniteurs, Serveurs, Appareils de réseau, Imprimantes, Machines virtuelles, Services de cloud public. Licences de logiciels, pools de licences de logiciels, contrats de licences de logiciels, abonnements à des logiciels.
Données suivies Détails sur les éléments de configuration (CI) tels que les versions, les composants et leurs relations. Détails sur l'emplacement, l'utilisateur, l'état, l'achat, le coût, la dépréciation et la mise au rebut d'un bien. Licences de logiciels, contrats d'achat, données d'utilisation, état de conformité, dates de renouvellement et coûts.
Conformité et rapports Veille à ce que les composants et les services informatiques répondent aux configurations définies pour assurer l'efficacité. Veiller à ce que les actifs soient gérés et utilisés dans le strict respect des politiques de l'entreprise et des réglementations légales. Veiller à ce que l'utilisation des logiciels soit conforme aux accords de licence et à ce que l'utilisation soit optimisée pour les besoins actuels et futurs.

et que l'utilisation est optimisée pour les besoins actuels et futurs.

Valeur pour l'entreprise Améliore la prestation de services, réduit les temps d'arrêt et soutient une gestion efficace du changement. Optimise les coûts des actifs, améliore leur utilisation et prend en charge les rapports financiers et de conformité. Maîtrise des coûts des logiciels, prévention des risques juridiques et financiers, optimisation des investissements et de l'utilisation des logiciels.

CM, ITAM et SAM sont des processus distincts qui présentent des points communs et se recoupent en partie. Le processus de gestion des configurations gère généralement de nombreux actifs informatiques gérés par les processus ITAM et SAM afin de s'assurer que les relations et les dépendances liées à la prestation de services sont connues et que les infrastructures critiques sont disponibles et opérationnelles.

Le terme de base de données de gestion des configurations (CMDB) est courant dans le contexte des processus susmentionnés. La CMDB peut être considérée comme un résultat du processus de gestion de la configuration et, en tant que concept, ne doit pas être confondue avec le processus de gestion des actifs informatiques. Toutefois, d'un point de vue technique, les actifs informatiques sont stockés en tant que CI dans la CMDB.

Avantages et bonnes pratiques de la gestion des actifs logiciels (SAM)

La gestion efficace des actifs logiciels est de plus en plus complexe à mesure que les écosystèmes informatiques se complexifient. Les entreprises sont confrontées à une multitude de défis, qu'il s'agisse d'assurer la conformité, de gérer les coûts ou de suivre l'utilisation des technologies dans des environnements distribués. Voici les principaux problèmes rencontrés par les entreprises dans le cadre de la gestion des actifs logiciels (SAM) :

Une gestion efficace des actifs logiciels (SAM) fournit aux entreprises les outils nécessaires pour optimiser les opérations informatiques, contrôler les coûts et garantir la conformité. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages regroupés sous des thèmes pertinents, suivis des meilleures pratiques pour une mise en œuvre réussie de la gestion des actifs logiciels.

Avantages de la gestion des actifs logiciels

Conformité simplifiée

  • Garantit le respect des accords de licence complexes, réduisant ainsi le risque de pénalités financières en cas d'audit.
  • Automatise le suivi de la conformité et l'établissement de rapports, ce qui simplifie le processus pour les équipes informatiques.
  • Fournit des pistes d'audit claires, garantissant que l'organisation est toujours prête pour les audits des fournisseurs.
  • Réduit les erreurs humaines en centralisant les données de conformité et en automatisant les flux de travail.

Optimisation des dépenses

  • Identifie les licences inutilisées ou sous-utilisées, ce qui permet de les réaffecter ou de les éliminer pour réduire les coûts.
  • Optimise l'utilisation des ressources SaaS et cloud en suivant les abonnements, l'activité des utilisateurs et les opérations des instances cloud.
  • Évite les dépenses excessives en alignant l'utilisation des logiciels sur les besoins réels de l'organisation.
  • Soutien à la planification stratégique du budget, en aidant à allouer les ressources de manière efficace dans les opérations informatiques.

Visibilité améliorée des actifs

  • Offre une transparence totale sur les actifs informatiques, y compris leur emplacement, leur statut, leur utilisation et leur responsabilité.
  • Centralisation des données sur les licences logicielles, les contrats et l'historique d'utilisation dans un système unique pour en faciliter l'accès.
  • Aide les entreprises à prendre de meilleures décisions grâce à des informations en temps réel et à un suivi précis des ressources.
  • Simplifie la création de rapports et la gouvernance dans les environnements informatiques hybrides, garantissant ainsi une supervision cohérente.

Meilleures pratiques

Centraliser et automatiser la gestion des actifs

Consolidez toutes les données relatives aux licences, aux contrats et à l'utilisation dans un système centralisé. Tirez parti de l'automatisation pour les processus clés tels que le suivi des licences, les rapports de conformité et la surveillance SaaS afin de réduire les tâches manuelles, d'améliorer la précision et de garantir l'efficacité opérationnelle.

Audits réguliers et contrôle proactif

Procéder à des évaluations fréquentes de l'inventaire des logiciels pour combler les lacunes en matière de conformité, identifier les licences inutilisées et se préparer aux audits. Rester proactif dans le suivi des changements de licences des fournisseurs et de l'utilisation de l'informatique dématérialisée ou du SaaS pour éviter les coûts imprévus et maintenir la conformité.

Alignement stratégique et responsabilité

Aligner les stratégies SAM sur des objectifs organisationnels plus larges tels que l'optimisation des coûts et la transformation numérique. Définir clairement les rôles et les responsabilités au sein du processus SAM pour une gouvernance cohérente et des négociations efficaces avec les fournisseurs.

Améliorer les connaissances et la visibilité

Fournir aux équipes informatiques la formation nécessaire pour gérer efficacement les licences et appliquer les politiques logicielles auprès des utilisateurs finaux afin de minimiser les abus. Maintenir une visibilité en temps réel des actifs informatiques, ce qui permet de prendre des décisions fondées sur des données concernant l'allocation et l'utilisation des ressources.

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