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¿Qué es la gestión de activos de software (SAM)?

La gestión de activos de software (SAM) gestiona y optimiza los activos de software a lo largo de su ciclo de vida para garantizar la rentabilidad, el cumplimiento de las licencias y la eficacia operativa. Basada en el marco ITIL, la SAM automatiza tareas como la implementación y las auditorías de software, al tiempo que ofrece información para la toma de decisiones estratégicas. Se centra en la gestión de licencias, el cumplimiento y el uso, alineándose con los procesos de TI para mejorar la prestación de servicios y reducir los riesgos.

Índice:

Introducción a la gestión de activos de software

La gestión de activos de software (SAM) es un componente esencial de las empresas modernas. En esencia, la SAM consiste en gestionar, optimizar y controlar los activos de software a lo largo de su ciclo de vida. Según el marco ITIL, la SAM abarca la infraestructura y los procesos necesarios para el control, la protección y el uso eficaz de los activos de software, desde su adquisición hasta su retirada.

¿Por qué es importante? Para los responsables de TI, los profesionales de SAM y los gestores de activos, una gestión eficiente del software se traduce en una reducción de los costes, una mejora del cumplimiento normativo y un aumento de la productividad, todo ello con unos riesgos mínimos. Tanto si dirige un pequeño equipo de TI como si gestiona operaciones a nivel empresarial, comprender e implementar SAM garantiza la excelencia operativa.

Esta guía ofrece una visión general completa de SAM, incluyendo sus ventajas, etapas, mejores prácticas, terminología clave y cómo se interrelaciona con las prácticas de ITIL.

Terminología

Término Descripción

Software Asset

Cualquier aplicación de software o licencia que sea propiedad de la organización, a la que esta esté suscrita o que utilice.

Effective License Position (ELP)

Estado que concilia las licencias adquiridas con el uso real del software para determinar las deficiencias o los excedentes en materia de cumplimiento.

Software Inventory

Detección, documentación y análisis del software instalado en una red y en dispositivos de punto final.

Compliance

Cumplimiento de los acuerdos de licencia de software y los requisitos normativos.

Lifecycle Management

Serie de fases por las que pasa un activo de software, desde su adquisición hasta su eliminación.

 

Retos en la gestión de activos de software

La gestión eficaz de los activos de software es cada vez más compleja a medida que los ecosistemas de TI se vuelven más complejos. Las organizaciones se enfrentan a una avalancha de retos, desde garantizar el cumplimiento normativo hasta gestionar los costes y realizar un seguimiento del uso de la tecnología en entornos distribuidos. A continuación se presentan los principales problemas a los que se enfrentan las empresas en la gestión de activos de software (SAM):

  • Visibilidad limitada de los activos y de TI: Las organizaciones tienen dificultades para realizar un seguimiento de los activos de TI y de software en entornos híbridos, lo que da lugar a una toma de decisiones reactiva y a ineficiencias.

  • Retos de la gestión del SaaS y la nube: El seguimiento del uso del SaaS y los servicios de nube pública es complejo, lo que da lugar a un gasto excesivo, a la infrautilización de las licencias y a problemas de gobernanza con plataformas como AWS, Azure y herramientas SaaS como Microsoft 365.

  • Optimización y cumplimiento de las licencias: La gestión de las licencias de proveedores como Microsoft, Oracle y otros es difícil debido a la complejidad de los términos, los riesgos de cumplimiento y el aumento de los costes.

  • Aumento de los costes de TI y software: La creciente demanda de herramientas digitales e infraestructura de IA está impulsando el gasto en TI, lo que hace esencial el control de los costes a través de la gestión de activos de software (SAM).

  • Necesidad de optimizar estratégicamente el gasto en TI: La gestión ineficiente de los recursos y los sistemas de seguimiento fragmentados provocan un desperdicio de presupuesto. Una SAM eficaz ayuda a las organizaciones a optimizar los costes, mejorar el cumplimiento normativo y aumentar la agilidad.

La conexión entre la gestión de activos de software, la gestión de activos de TI y la gestión de la configuración (y la CMDB)

La gestión de activos de software (SAM), la gestión de activos de TI (ITAM) y la gestión de la configuración son procesos importantes para gestionar los activos dentro del ecosistema de TI. Aunque comparten algunas similitudes, cada uno tiene un propósito distinto:

Proceso Configuration Management IT Asset Management Software Asset Management
Enfoque principal Gestionar las relaciones y dependencias de los servicios y componentes de TI. Gestionar los aspectos físicos, financieros y contractuales de los activos de TI. Gestionar las licencias de software, el cumplimiento normativo y el uso dentro de una organización.
Objetivo Garantizar que los activos y servicios se representen con precisión y se configuren de manera coherente para respaldar los procesos empresariales de manera eficiente. Optimizar los activos de TI, reducir los costes y garantizar el cumplimiento de las normas financieras y reglamentarias. Gestionar las licencias de software, optimizar el gasto y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia.
Ámbito Abarca diversos componentes de TI, como software, hardware y sistemas de red, esenciales para la prestación de servicios. Se centra en la gestión de todo el ciclo de vida de los activos de TI, desde la adquisición hasta el mantenimiento y la eliminación. Gestión de los activos de software a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo la adquisición, la concesión de licencias y la retirada.
Actividades incluidas Identificación de la configuración, control, contabilidad del estado y verificación/auditoría. Adquisición, implementación, detección, mantenimiento y eliminación o reasignación de activos. Adquisición de licencias, auditoría de cumplimiento, seguimiento de la utilización, gestión de renovaciones y optimización de costes.
Ejemplos de elementos Servidores, máquinas virtuales, aplicaciones/sistemas de software, bases de datos, clústeres, redes Estaciones de trabajo, dispositivos móviles, monitores, servidores, dispositivos de red, impresoras, máquinas virtuales, servicios en la nube pública Licencias de software, grupos de licencias de software, contratos de licencia de software, suscripciones de software
Datos rastreados Detalles sobre los elementos de configuración (CI), como versiones, componentes y sus relaciones. Detalles sobre la ubicación, el usuario, el estado, la compra, el coste, la depreciación y la eliminación de un activo. Licencias de software, contratos de compra, datos de uso, estado de cumplimiento, fechas de renovación y costes.
Cumplimiento normativo y presentación de informes Garantiza que los componentes y servicios de TI cumplan las configuraciones definidas para garantizar la eficiencia. Garantiza que los activos se gestionen y utilicen en estricto cumplimiento de las políticas de la empresa y la normativa legal.

Garantiza que el uso del software se ajuste a los acuerdos de licencia y que se optimice para satisfacer los requisitos de uso actuales y futuros.

Valor para la empresa Mejora la prestación de servicios, reduce el tiempo de inactividad y respalda una gestión eficaz del cambio. Optimiza los costes de los activos, mejora su utilización y respalda la elaboración de informes financieros y de cumplimiento normativo. Controla los costes de software, evita riesgos legales y financieros, y optimiza las inversiones y el uso del software.

CM, ITAM y SAM son procesos independientes con puntos en común y algunos solapamientos. El proceso CM suele gestionar muchos activos de TI gestionados por los procesos ITAM y SAM para garantizar que se conozcan las relaciones y dependencias relacionadas con la prestación de servicios y que los CI estén disponibles y operativos.

El término base de datos de gestión de la configuración (CMDB) es habitual en el contexto de los procesos mencionados anteriormente. La CMDB puede considerarse un resultado del proceso de gestión de la configuración y, como concepto, no debe confundirse con el proceso de gestión de activos de TI. Sin embargo, desde un punto de vista técnico, los activos de TI se almacenan como CI en la CMDB.

Ventajas y mejores prácticas para SAM

La gestión eficaz de los activos de software es cada vez más compleja a medida que los ecosistemas de TI se vuelven más complejos. Las organizaciones se enfrentan a una avalancha de retos, desde garantizar el cumplimiento normativo hasta gestionar los costes y realizar un seguimiento del uso de la tecnología en entornos distribuidos. A continuación se presentan los principales problemas a los que se enfrentan las empresas en la gestión de activos de software (SAM):

La gestión eficaz de los activos de software (SAM) proporciona a las organizaciones las herramientas necesarias para optimizar las operaciones de TI, controlar los costes y garantizar el cumplimiento normativo. A continuación se enumeran las principales ventajas agrupadas por temas relevantes, seguidas de las mejores prácticas para una implementación exitosa de la SAM.

Ventajas de la gestión de activos de software

Cumplimiento simplificado

  • Garantiza el cumplimiento de acuerdos de licencia complejos, lo que reduce el riesgo de sanciones económicas durante las auditorías.
  • Automatiza el seguimiento y la generación de informes de cumplimiento, lo que agiliza el proceso para los equipos de TI.
  • Proporciona registros de auditoría claros, lo que garantiza que la organización esté siempre preparada para las auditorías de los proveedores.
  • Reduce los errores humanos al centralizar los datos de cumplimiento y automatizar los flujos de trabajo.

Optimización del gasto

  • Identifica las licencias no utilizadas o infrautilizadas, lo que permite su reasignación o eliminación para reducir los costes.
  • Optimiza el uso de los recursos SaaS y en la nube mediante el seguimiento de las suscripciones, la actividad de los usuarios y las operaciones de las instancias en la nube.
  • Evita el gasto excesivo al alinear el uso del software con las necesidades reales de la organización.
  • Respalda la planificación estratégica del presupuesto, ayudando a asignar los recursos de manera eficiente en todas las operaciones de TI.

Visibilidad mejorada de los activos

  • Ofrece una transparencia completa de los activos de TI, incluyendo su ubicación, estado, uso y responsabilidad.
  • Centraliza los datos sobre licencias de software, contratos e historial de uso en un único sistema para facilitar el acceso.
  • Ayuda a las organizaciones a tomar mejores decisiones con información en tiempo real y un seguimiento preciso de los recursos.
  • Simplifica la generación de informes y la gobernanza en entornos de TI híbridos, garantizando una supervisión coherente.

Mejores prácticas

Centralice y automatice la gestión de activos

Consolide todos los datos de licencias, contratos y uso en un sistema centralizado. Aproveche la automatización para procesos clave como el seguimiento de licencias, la generación de informes de cumplimiento y la supervisión de SaaS para reducir el esfuerzo manual, mejorar la precisión y garantizar la eficiencia operativa.

Auditorías periódicas y supervisión proactiva

Realice evaluaciones frecuentes del inventario de software para subsanar las deficiencias de cumplimiento, identificar las licencias no utilizadas y prepararse para las auditorías. Manténgase proactivo en el seguimiento de los cambios en las licencias de los proveedores y el uso de la nube o SaaS para evitar costes inesperados y mantener el cumplimiento.

Alineación estratégica y rendición de cuentas

Alinee las estrategias de SAM con los objetivos generales de la organización, como la optimización de costes y la transformación digital. Defina claramente las funciones y responsabilidades dentro del proceso de SAM para garantizar una gobernanza coherente y unas negociaciones eficaces con los proveedores.

Mejorar el conocimiento y la visibilidad

Dote a los equipos de TI con la formación necesaria para gestionar eficazmente las licencias y aplicar las políticas de software entre los usuarios finales, con el fin de minimizar el uso indebido. Mantenga una visibilidad en tiempo real de los activos de TI, lo que garantiza la toma de decisiones basadas en datos sobre la asignación y el uso de los recursos.

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