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Magna augmente son efficacité et sa productivité grâce au catalogue de services

Au début de la coopération avec Matrix42, Magna ne disposait pas d'un catalogue de services commun et structuré. En outre, les processus existants, qui reposaient sur une ancienne base de données, rendaient très long, voire parfois impossible, le suivi de la consommation et la création d'allocations d'activités pour les différents services. L'entreprise manquait de visibilité et de contrôle sur les logiciels installés dans l'entreprise. En conséquence, des pénalités ont dû être payées plusieurs fois aux fournisseurs de logiciels pour des outils qui étaient installés localement mais dont la licence n'était pas appropriée. Les audits des fournisseurs de logiciels étaient également très longs et coûteux. En outre, la maintenance de l'ancien outil de service desk, que l'entreprise avait utilisé pour les processus ITIL classiques tels que la gestion des incidents, des problèmes et des changements, a expiré.


De 5 à 700 services normalisés dans le catalogue des services

L'entreprise a dû chercher un remplaçant et a choisi Matrix42. "Matrix42 était convaincante car elle était déjà suffisante et facilement personnalisable avec son ancienne plate-forme flexibel", explique Klaus Ziegerhofer, analyste principal en gestion des services informatiques chez Magna IT Austria. Dès le début, le catalogue de services et la gestion des actifs logiciels ont été introduits à l'échelle mondiale dans toute l'entreprise. Au départ, le catalogue de services comprenait cinq services, mais aujourd'hui, il est passé à environ 700, et les utilisateurs peuvent désormais commander des logiciels avec une mise en œuvre entièrement automatisée via le portail en libre-service. Cela permet une flexibilité totale et réduit considérablement l'interaction manuelle.

Dans le Service Desk divisionnaire, les différentes sociétés (divisions) du groupe peuvent définir leurs propres processus et proposer des services en plus du Service Desk ITIL classique. Non seulement des services informatiques sont proposés, mais aussi des services spécifiques aux différents départements, comme la commande de cartes de visite, l'accès par carte-clé ou même un nouveau poste de travail pour les employés, y compris la mise à disposition entièrement automatisée de tous les systèmes. Andrew Trent, Senior Manager IT Service Management chez Magna, déclare : "D'après notre histoire, le principe primordial de Magna est de "penser globalement, agir localement". Avec Matrix42, nous avons pu aligner nos opérations informatiques selon ce principe. Avec Matrix42, nous avons maîtrisé ce défi et avons obtenu un retour sur investissement (ROI) total dans les 17 premiers mois". 


Gestion automatisée du personnel avec le catalogue des services

Le catalogue des services est le centre de la gestion automatisée du personnel. Il couvre l'ensemble du cycle de vie du personnel, de l'entrée dans l'entreprise aux changements de nom ou d'intitulé de poste, en passant par le transfert vers une autre division ou le départ de l'entreprise. Un audit et une certification de la solution par le service d'audit interne de Magna sont actuellement en cours. "Cette certification interne est très importante pour nous. Elle montre à nos clients internes la qualité de la solution", déclare M. Ziegerhofer. "L'équipe qui s'occupe de Matrix42 en interne est maintenant composée de huit professionnels, quatre en Europe et quatre en Amérique du Nord. Malgré cette dotation minimale schaffen, l'efficacité et l'intuitivité des solutions nous ont permis de passer en interne de consultants en technologie à des consultants en processus pour nos services. C'est pourquoi nous avons grandi avec Matrix42 pour devenir un véritable prestataire de services internes".

L'équipe Magna travaille en permanence à l'augmentation du niveau de maturité de la solution. Par exemple, dans le développement du catalogue de services vers la gestion du portefeuille de services ou dans l'optimisation de la répartition des coûts internes. Magna utilise différents systèmes de facturation en Europe, en Asie et aux États-Unis. Avec Matrix42, les données sont collectées, accumulées et mises à disposition pour tous ces systèmes. Cela permet une facturation automatique des services sans intervention manuelle.


Nouvelle interface utilisateur dans le catalogue des services

Les experts de Magna travaillent en étroite collaboration avec le développement du produit Matrix42. C'est également le cas avec le nouveau Benutzeroberfläche appelé Unified User Experience (UUX). L'UUX combine tous les produits Matrix42 dans une interface utilisateur (IU) personnalisable par glisser-déposer. En conséquence, le nouveau Oberfläche a été mis en ligne chez Magna à la fin de 2017. Magna installe désormais les dernières versions tous les deux mois. Magna transmet les commentaires du terrain directement à la direction des produits de Matrix42.