Logiciel de gestion des contrats d'entreprise
L'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats d'entreprise permet de créer un point d'enregistrement unique pour chaque contrat, d'automatiser l'archivage et l'enregistrement des utilisateurs, de créer des notifications par courrier électronique pour les dates clés telles que les échéances, et de formaliser les flux d'approbation.
Automatiser les processus d'approbation pour garantir la conformité
Créez des flux de travail pour l'approbation des contrats avant qu'ils ne soient signés grâce à l'automatisation visuelle des flux de travail de Matrix42. Les approbations sont enregistrées dans un dossier dédié, pour une meilleure protection contre la falsification.
Gérer les accès et protéger les informations sensibles
La gestion fine des autorisations permet d'établir une hiérarchie d'accès à l'aide d'arborescences de dossiers et d'autorisations spécifiques, même sur une seule valeur de champ, à des fins de lecture, de mise à jour ou de suppression.
Rappeler les renouvellements, les vérifications de prix et les échéances
Déclenchez des notifications avant les étapes importantes du contrat. Par exemple, les obligations de renouvellement, les périodes de préavis, les dates d'expiration à venir ou les vérifications des prix convenus, afin de s'assurer que les échéances importantes du contrat ne sont pas manquées.
Avantages de l'utilisation de Matrix42 pour...
... Approbation des contrats
- Reproduisez votre chaîne d'approbation exacte sans aucun compromis.
- Des escalades automatiques basées sur le prix, le type ou la localisation du contrat.
- Envoi d'alertes automatiques aux approbateurs pour réduire le temps de réaction.
- Stockage des approbations avec les contrats et sous forme de fichiers dédiés pour améliorer la sécurité.
... Dossiers de contrats
- Utilisez des rôles pour garantir l'accès sans compromettre la sécurité.
- Créez des journaux de chaque modification ou même de chaque consultation d'une carte de données dans Matrix42.
- Créez des dossiers à plusieurs niveaux pour gérer des documents similaires ou connexes.
- Contrôlez et modifiez les permissions des rôles en temps réel pour simplifier l'audit.
... Notifications de contrat
- Automatiser les alertes sur la base des informations enregistrées dans le contrat.
- Inclure plusieurs alertes pour la même date ou pour des dates différentes.
- Utiliser des clauses "si/alors" pour arrêter les alertes après que les actions nécessaires ont été prises.
- Créer des groupes de notification pour des projets ou des départements.
Que comprend la gestion des contrats d'entreprise ?
Dépôt centralisé de documents
Créez un référentiel central pour simplifier le stockage des documents contractuels, l'accès et le stockage des informations contractuelles essentielles, des parties concernées, des informations, des relations et des contrats liés. Visualisez et examinez les liens entre tous les éléments et actifs connexes grâce à notre outil d'analyse visuelle des contrats.
Gestionnaire de tâches contractuelles Agile
Simplifiez la gestion des tâches en utilisant notre tableau Kanban pour gérer facilement les étapes nécessaires à la création, au renouvellement, à la révision ou à l'édition des contrats.
Outils d'analyse de la gestion des contrats d'entreprise
Obtenez des informations sur les domaines clés de vos contrats et leurs statuts grâce à des vues de calendrier, des vues graphiques et des vues de liste. Les utilisateurs individuels peuvent créer toutes les vues dont ils ont besoin et les combiner en tableaux de bord en les faisant glisser.