IT-avdelningen i Sollentuna kommun gick från ett stort amerikanskt system till Matrix42.
Det europeiska systemet från Matrix42 passade direkt in i organisationens arbetssätt och gjorde det möjligt att införa nya interna processer.
”Matrix42 uppfyllde alla våra mål, även våra kostnadskrav, och systemet stödjer det sätt vi arbetar på.”
Det säger Mari Ivarsson, Change Manager på Sollentuna kommun, och Åsa Joffs, verksamhetsansvarig för kommunens förvaltningsmodell och processledare för IT-avdelningens supportprocesser.
En leverantör som passar
Sollentunas IT-avdelning levererar och stödjer IT-tjänster utifrån ITIL till hela kommunens verksamhet. Kommunen använder en förvaltningsmodell baserad på pm3 för att stödja förvaltning och utveckling av IT-lösningar.
Tidigare använde IT-avdelningen en amerikansk molntjänst. När avtalet med leverantören gick mot sitt slut var det dock inte aktuellt att förlänga.
”Det tidigare systemet hade alla funktioner vi behövde, men varje förändring krävde omfattande konsultinsatser. Dessutom var leverantören alldeles för stor för oss. Det var en viktig anledning till att vi började leta efter alternativ”, säger Ivarsson och Joffs.
”Matrix42 gav en tydlig och relevant demo av systemet, med fokus på de delar som var viktiga för oss. De mötte alla våra mål, inklusive kostnadseffektivitet.”
En annan stor fördel var att den nya leverantören var nordisk och inte amerikansk.
”För oss är det avgörande att veta var våra data lagras.”
Till slut föll valet på Matrix42:s lösning. I dag använder IT-avdelningen både Matrix42:s portal och ITSM för arbetsflöden som Incident, Change, Service Request, IT-flöde och Intern Service – de två senare utvecklade i samarbete med Matrix42.
“Vår servicedesk och andra interna medarbetare tycker att gränssnittet är trevligt och intuitivt. De säger att Matrix42 är mycket enklare och tydligare att använda jämfört med det tidigare systemet.”
Mari Ivarsson, Change Manager, och Åsa Joffs, verksamhetsansvarig
Ett system som fungerar i vardagen
Enligt Ivarsson och Joffs var det enkelt att komma igång med Matrix42.
”Systemet är intuitivt och stöttade vårt arbetssätt, så vi behövde inte ändra våra befintliga processer.”
Samtidigt öppnades nya möjligheter.
”Vi började hantera våra interna ärenden i Matrix42. Att samarbeta i en gemensam plattform var nytt för oss.”
”Nu kan vi följa ärenden i systemet istället för via mejl. Det minskar bland annat personberoendet i arbetet.”
Båda framhåller också att Matrix42 och Sollentuna är en bra match – lagom stora för varandra.
”Samarbetet fungerar bra. Vi har en dedikerad konsult som känner till både hur systemet är uppsatt hos oss och hur vår verksamhet fungerar. Dessutom har vi tillgång till Matrix42:s Service Desk.”
En tydlig fördel är att IT-avdelningen själva kan anpassa och utveckla systemet helt utan kod. Det har gett snabbare utveckling och minskade konsultkostnader.
”Vi kan som systemadministratörer konfigurera mycket själva. Det är enkelt och kräver ingen kodning, och vi behöver sällan ta hjälp av konsulter.”
Med Matrix42 har kommunen heller inga interna kostnader för drift.
”Vi behöver inte underhålla egna servrar, och Matrix42 sköter alla uppgraderingar i både test- och produktionsmiljöer.”
”Vår Service Desk och övriga interna användare tycker att gränssnittet är trevligt och lätt att arbeta i. De säger att Matrix42 är mycket enklare och tydligare jämfört med det tidigare systemet.”
Vissa slutanvändare har påpekat att delar av portalen kan göras mer användarvänliga, berättar Ivarsson och Joffs.
”Men vi vet att Matrix42 arbetar med detta, och vi hoppas att den nya portalen ska ge en ännu bättre upplevelse.”
Många framtidsplaner
Matrix42 infördes under hösten 2021, vilket innebär att IT-avdelningen nu har lång erfarenhet av systemet.
De integrationer som gjordes från start har visat sig vara mycket stabila.
”Vi har använt Matrix42 för integration via EIS med våra två största leverantörer för incident- och serviceärenden. Det har fungerat både smidigt och säkert. Nu planerar vi att koppla in fler processer och leverantörer i systemet”, säger Åsa Joffs.
”Det finns flera processer vi inte hunnit ta tag i ännu. Vi har många behov som vi vill hantera i Matrix42, till exempel ekonomihantering.”
Systemet har även använts för att stödja Sollentunas förvaltningsmodell, ett område där Joffs ser stor potential.
Passar offentliga verksamheter
”Vi har fått många interna förfrågningar om att använda Matrix42 i andra delar av kommunen. Vi ser stora möjligheter med systemet även där, men det måste förstås utvärderas först”, säger Ivarsson och Joffs.
