Sambla: bättre kontroll över compliance och shadow IT i en snabbt växande SaaS-miljö
Företag: Sambla är en nordisk jämförelsetjänst som hjälper konsumenter att hitta de bästa lånevillkoren. Företaget grundades 2014 och har sedan dess hjälpt över 390 000 kunder att få lägre räntor. Plattformen gör det enkelt att jämföra lån och snabbt få tillgång till fördelaktiga villkor.
Bransch: Finansiella tjänster
När Samblas SaaS-miljö växte ökade även risken för okontrollerade verktyg, programvara som inte följer interna regler och otydliga licensflöden. Utan en samlad överblick blev det allt svårare att upptäcka shadow IT, säkerställa efterlevnad och undvika onödiga kostnader.
Tillsammans med Viio fick Sambla den insyn och styrning som behövdes för att hitta dolda verktyg, minska risker och börja arbeta mer strukturerat mot krav kopplade till bland annat DORA. Plattformen gav löpande information om användning, regelefterlevnad och outnyttjade licenser, vilket gjorde det enklare att arbeta långsiktigt och mer förutsägbart med företagets programvaror.
Utmaningen:
Brist på insyn ledde till ökad risk och onödiga kostnader
I takt med att Sambla tog in fler system ökade även komplexiteten. Utan ett gemensamt sätt att se vilka verktyg som användes, hur licenser nyttjades och när avtal förföll, blev viktiga problem lätt förbisedda och upptäcktes först vid en förhandling eller revision. Sambla brottades framför allt med:
- Shadow IT: Nya verktyg togs i bruk utanför IT-avdelningens kontroll, vilket ökade risken för informationsspridning och bristande efterlevnad.
- Svårt att kontrollera regelefterlevnad: Begränsad insyn i användningen av programvara gjorde det svårt att avgöra om verktygen uppfyllde krav från växande regelverk, där tydlighet och kontroll är centralt.
- Felaktigt använda licenser: Inaktiva användare och dåligt fördelade licenser ledde till onödiga kostnader, utan ett enkelt sätt att städa upp.
- Ineffektiva inköpsprocesser: Information om verktyg och avtal fanns utspridd, vilket försvårade planering, förlängningar och möjlighet att omförhandla.
Lösningen:
Bättre kontroll, tydligare efterlevnad och samlad styrning av hela SaaS-miljön
Genom att införa Viios plattform kunde Sambla koppla samman sina viktigaste verktyg och samla både användningsdata och avtal på ett ställe. Det skapade förutsättningar för bättre kontroll, tydligare uppföljning och mer effektiva beslut.
-
Upptäckt av otillåtna verktyg: Viios automatiska identifiering av applikationer gjorde det enkelt att hitta okända verktyg och användning som tidigare inte fångats upp.
-
Compliance-rapportering i linje med DORA: Detaljerad data på användar- och applikationsnivå gav Sambla den insyn som krävs för att börja anpassa sin mjukvaruanvändning till DORA, inklusive spårbarhet och tydligare ansvar mot leverantörer.
-
Identifiering av ”Suspended Users”: Teamet kunde snabbt hitta och ta bort licenser kopplade till inaktiva eller avslutade användare.
-
Samlad kontraktshantering: Genom att ladda upp avtal och integrera med Microsoft och Google fick Sambla en mer strukturerad styrning – även under tiden som vissa tekniska hinder löstes.
-
Optimering baserat på faktisk användning: Live-dashboards gjorde det lättare att se hur verktygen faktiskt användes, vilket minskade onödiga kostnader och gav bättre underlag inför förnyelser och inköp.
Resultatet:
Bättre styrning, lägre kostnader och tydligare efterlevnad
Effekten av Viio märktes direkt. Sambla gick från spridda leverantörsdata till samlad kontroll, från osäkerhet kring efterlevnad till full insyn, och kunde göra licensförnyelser baserade på faktisk användning.
-
Minskad compliance-risk: Med en gemensam överblick kunde Sambla förstå och dokumentera sin mjukvaruanvändning enligt DORA:s krav på operativ motståndskraft och hantering av risker kopplade till tredjepartsleverantörer.
-
Smartare förnyelser: Korrekt användningsdata gjorde att Sambla undvek onödiga licenskostnader och kunde förhandla bättre vid förnyelser.
-
Mindre shadow IT: Tidigare okända applikationer upptäcktes och antingen togs in i ordinarie processer eller avvecklades.
-
Bättre samarbete: Inköp och IT började arbeta utifrån samma fakta, vilket gav en mer sammanhängande hantering av hela mjukvarulivscykeln.
-
Större trygghet i organisationen: Med Viios plattform har Sambla nu kontroll, insyn och en tydlig väg mot full efterlevnad av kommande regelverk.
Framåt:
Skalbar styrning av SaaS och starkare beredskap för kommande regelverk
När Sambla fortsätter växa får Viios plattform en fortsatt viktig roll. Med applikationerna kartlagda och styrningen mer etablerad bygger Sambla nu en stabil grund för långsiktig effektivitet och kostnadskontroll, samtidigt som efterlevnad fortsätter vara en central del av arbetet.
Nästa steg::
-
Fullständig kartläggning av leverantörer: Sambla siktar på att färdigställa hela sin översikt av avtal och applikationer, vilket öppnar dörren för mer automatiserad compliance.
-
AI-stött optimering: Viios maskininlärning hjälper Sambla att hitta nya möjligheter att minska kostnader och stärka ansvarsfördelning.
-
DORA-anpassning i större skala: När regelverken utvecklas säkerställer Viios rapportering att Sambla ligger steget före.
-
Långsiktigt partnerskap: Med stöd från Viios team är Sambla rustade för mer än bara licenshantering – de får förutsättningar för hållbara och effektiva digitala arbetssätt.
