Effektiviserad IT-förvaltning och systemkonsolidering med Matrix42
Region Gävleborg har genomfört en strategisk konsolidering av sina ITSM-processer. Genom att ersätta föråldrade lösningar med Matrix42 har regionen inte bara förbättrat integrationen mot externa partners, utan även lagt grunden för en enhetlig förvaltning över flera verksamhetsområden.
Tidigare arbetade Region Gävleborg i en miljö där det befintliga ärendesystemet begränsade verksamhetens utveckling. Den primära utmaningen var bristen på ett fungerande informationsutbyte mellan regionens IT-förvaltning och externa tjänsteleverantörer.
Genom att implementera Matrix42 har regionen etablerat en arkitektur där data kan delas sömlöst med leverantörs ITSM-system. Satsningen ska även resultera i en mer sammanhållen organisation med färre separata system och betydligt bättre kontroll över ärendeflödena.
Valet av Matrix42 har gett tydliga verksamhetsfördelar:
- Kortare handläggningstider: Möjliggörs genom korrekta och kompletta underlag direkt vid registrering.
- Strukturerat processtöd: Enhetliga arbetsmetoder för samtliga handläggare.
- En väg in: En gemensam portal som förenklar kontakten för regionens anställda.
Utmaningen: Krav på integration och effektivt informationsutbyte
Före bytet till Matrix42 saknades kapacitet för att låta IT-förvaltningens system kommunicera direkt med externa leverantörers plattformar. Denna brist på integrationsförmåga tvingade fram manuell hantering, vilket ledde till trögrörliga flöden och ökad felmarginal.
Parallellt fanns en uttalad målsättning att reducera antalet nischade ärendesystem inom regionen. Det krävde en flexibel plattform med kapacitet att inkludera fler verksamhetsområden och därmed fasa ut kostsamma punktlösningar.
Lösningen: En skalbar plattform för hela regionen
Efter ett förenklat upphandlingsförfarande och dialog med flera aktörer föll valet på Matrix42, då plattformen bäst svarade mot kraven på integration och funktionell flexibilitet.
Idag är Matrix42 Region Gävleborgs primära ITSM-system. Plattformen nyttjas nu av betydligt fler än enbart IT-avdelningen; även funktioner som HR, Kommunikation och Digital vård har migrerat sina flöden till systemet. Genom att låta Matrix42 vara standardvalet vid nya behov kan regionen aktivt arbeta för att minska systemfloran och skapa en mer enhetlig IT-miljö.
Resultat: Ökad transparens och högre kvalitet
Implementeringen har medfört mätbara förbättringar i den dagliga driften:
- Högre datakvalitet: Genom validerade formulär i användarportalen är ärendena kompletta när de når handläggaren. Det minimerar behovet av kompletterande frågor och påskyndar flödet.
- Operativt stöd: Systemet fungerar som ett processtöd som säkerställer ett förutsägbart arbetssätt för alla användare.
- Förbättrad självservice: Portalen erbjuder en tydlig ingång för alla typer av ärenden. Att slutanvändaren själv kan följa status och sköta all kommunikation direkt i portalen har ökat transparensen avsevärt.
Nästa steg: AI-stöd för ökad automatisering
Region Gävleborg ser nu över möjligheterna att integrera AI i plattformen. Fokus ligger på att skapa mervärde för både slutanvändare och handläggare. Genom AI-baserat stöd förväntas regionen kunna automatisera fler steg i ärendehanteringen, vilket ytterligare optimerar leveransen till hela verksamheten.
Region Gävleborg har fått en etablerad kontakt med produktavdelningen på Matrix42 och bidragit med feedback som har hjälpt plattformens utveckling och utformning. På så sätt har vi ett partnerskap som hjälper båda parter att skapa den bästa möjliga Service Management-plattformen för svensk offentlig sektor.
