Tammerfors stad

Att möta höga krav på datasäkerhet och kontroll

Tammerfors, den största inlandsstaden i Norden och ett viktigt kultur- och ekonomicentrum, ställdes inför omfattande regulatoriska och operativa krav vid valet av lösning för service management, precis som många andra europeiska städer.

Från start har frågor om dataägarskap och datalagringsort varit högt prioriterade, för att säkerställa att organisationen har full kontroll över sin information. Efterlevnad av lokala regelverk är lika avgörande, och all dokumentation tillhandahålls därför på det lokala språket för att uppfylla legala krav. Utöver detta är stabil lokal support en grundpelare, med anpassad försäljning, leverans och kundservice som säkerställer en smidig och effektiv upplevelse genom hela kundresan.

Tammerfors stad sökte en pålitlig europeisk partner med lokal förankring och innovativa lösningar. Kraven omfattade tjänster på det lokala språket, säkerställd dataintegritet genom kompatibla molnlösningar samt snabb och pålitlig support från leverantörer på nära håll.

Utmaningen

Tammerfors, en av Finlands mest framträdande inlandsstäder, stod inför en komplex utmaning: att balansera strikta regulatoriska krav med moderniseringen av sin IT-infrastruktur. Datasäkerhet var från början en icke-förhandlingsbar fråga.

För att uppfylla finska regelverk krävdes att all dokumentation fanns på finska, vilket gjorde samarbetet med lokala partner för försäljning, leverans och support än viktigare. Staden behövde också ett system som kunde erbjuda den senaste tekniken, samtidigt som det klarade av komplexiteten i att hantera data för över 340 000 invånare fördelade på 9 olika kommuner, samt de många offentliga verksamheter som staden ansvarar för: utbildning, hälso- och sjukvård, transport, stadsplanering och kulturverksamhet.

Man behövde ett agilt och flexibelt system som kunde hjälpa stadsförvaltningen att effektivisera hanteringen av resurser och infrastruktur, och därigenom stärka invånarnas välfärd.

Med en verksamhet som fram till pandemin fortfarande var beroende av lokala IT-miljöer stod det klart för Tammerfors stad att förändring inte bara var nödvändig, utan brådskande.

Från lokal miljö till privat moln

Under covid-19-pandemins mest intensiva period 2020 genomförde Tammerfors stad en omfattande omställning. Stadens IT-infrastruktur flyttades från en lokal miljö till Matrix42:s privata molnlösning. Beslutet togs inte lättvindigt, eftersom staden ville behålla kontrollen över sin data samtidigt som man tog del av SaaS-lösningarnas innovationskraft och erfarenhet. Tammerfors stad valde att förvalta samtliga IT-system och -tillgångar i en säker molnmiljö.

Den privata molnlösningen lade även grunden för att kunna köra avancerade AI-tillämpningar inom service management. Denna utökade funktionalitet gör det möjligt för staden att optimera sina arbetsflöden samtidigt som man upprätthåller höga krav på säkerhet och regelefterlevnad.

Realiserade fördelar

Matrix42 Service Management i privat moln har gett Tammerfors stad mätbara förbättringar i verksamheten, med tydliga och konkreta resultat:

• Höjd datakvalitet: Genom att samla över 500 applikationer i ett centraliserat system har staden fått en heltäckande, samlad bild av applikationsrelationer och information. Det gör det enklare för teamledare att få tillgång till användbara insikter och fatta välgrundade beslut.
• Ökad transparens kring resurser: Från hårdvara som laptops och servrar till applikationer, ett enda system ger nu detaljerad och lättillgänglig information. Denna samlade överblick säkerställer effektiv hantering av tillgångar och minskar dubbelarbete.
• Integration och anpassningsbarhet: Tammerfors team kan enkelt göra systemändringar på egen hand och behöver bara vända sig till Matrix42 vid integrationer, vilket ger ett smidigt och flexibelt arbetsflöde.
• Förbättrade rapporteringsverktyg: Interna "nyckelanvändare" i stadsförvaltningen kan enkelt skapa skräddarsydda rapporter, vilket gör det möjligt för teamen att utbilda varandra och optimera processer utan att vara beroende av extern hjälp.
• Lokal support och regelefterlevnad: Tillgången till lokala partner för leverans och support har visat sig vara ett stort värde, och säkerställer en smidig drift samtidigt som kraven på finskspråkig dokumentation uppfylls.

Användarnära funktioner som ger resultat

Matrix42 visade sin förmåga att anpassa sig till Tammerfors stads specifika behov, med en skräddarsydd lösning och användarvänliga funktioner.

I korthet

• Förenklad överblick i hela verksamheten
  
  • Programvara, hårdvara, integrationer och mer är nu samlat i ett gemensamt system för snabb översikt.
• Flexibilitet genom självbetjäning
  
  • Kommunerna använder självbetjäningsfunktionen, vilket gör att användarna kan hantera sina ärenden på egen hand.
• Tillgänglighet för olika användargrupper
  • Matrix42:s system fungerar för ett brett spektrum av medarbetare inom stadens organisation, från de som är vana användare av samarbetsverktyg som Teams, till de som i högre grad förlitar sig på mer traditionella kanaler som e-post och telefon.

Långsiktig framgång

Tammerfors stads samarbete med Matrix42 speglar ett långsiktigt och framåtblickande synsätt. Genom att kombinera en privat molninfrastruktur med den senaste tekniken säkerställer staden att IT-miljön är framtidssäker, trygg och kapabel att stödja fortsatt tillväxt.

Omställningen har inte bara stärkt den operativa effektiviteten, utan har även satt en ny standard för andra organisationer i regionen. Tammerfors fortsätter att vara ett tydligt exempel på hur dataägarskap, regelefterlevnad och innovation kan förenas inom ett robust ramverk för service management.

Vägen framåt

I takt med den fortsatta utvecklingen inom AI och service management fortsätter Tammerfors stad att optimera sin IT-infrastruktur för att bättre kunna serva sina invånare. Beroendet av Matrix42 understryker värdet av en lokalt förankrad, flexibel och innovativ lösning.

För organisationer som vill hitta rätt balans mellan regelefterlevnad, datakontroll och en modern lösning för service management erbjuder Matrix42 en väl utprövad väg framåt. Oavsett om fokus ligger på effektivisering inom offentlig eller privat sektor har Matrix42 den kompetens och anpassningsförmåga som krävs för en lyckad omställning.

Står ni inför er egen IT-transformation? Kontakta oss redan idag och upptäck hur Matrix42 kan förändra sättet ni hanterar er verksamhet på.

Matrix42 är det europeiska valet, med lokal expertis och innovativa lösningar. Tillsammans med våra partners levererar vi tjänster på kundens eget språk, säkerställer dataintegritet genom kompatibla molnlösningar och erbjuder snabb, pålitlig support från experter på nära håll. Med etisk AI och transparens är vi en pålitlig partner för företag i Europa.

.