.svg)
Asiakas
Södertäljen kunta ja Telge tekevät yhteistyötä yhteisen digitalisointi- ja IT‑yksikkönsä, DigITin, kautta. DigIT‑yksikkö tarjoaa kunnalle IT‑palveluita ja työskentelee jatkuvasti prosessien optimoinnin ja henkilöriippuvuuden vähentämisen parissa.
Yksikössä työskentelevät muun muassa Anna Westerståhl, joka toimii IT‑controllerina, sekä Andreas Svedberg, ITS Manager, joka johtaa kunnan IT‑tarpeiden tukemista selkeällä automaatiopainotuksella.
Haaste
Ennen siirtymistä Matrix42:een monet prosesseista olivat manuaalisia. Suurin pullonkaula, jonka Anna nostaa esiin, oli aikaa vievä sisäisen laskutuksen prosessi: "Manuaalinen laskutustyö vei yli viikon." Sisäinen laskutus sisältää DigIT‑yksikön IT‑palveluiden kustannusten jakamisen kunnan eri yksiköiden välillä.
Andreas korostaa myös tarvetta aiempaa vahvemmalle asianhallintajärjestelmälle. Aiemmin monet olivat tukeutuneet tehottomiin työkaluihin:
"Tarvitsemme asianhallintajärjestelmää kaikilla alueillamme. Aiemmin luotimme Exceliin ja Outlookin funktiopostilaatikoihin."
Hän selittää, että uuden järjestelmän ensisijainen tavoite oli varmistaa jäljitettävyys ja poistaa henkilöriippuvuus lisäämällä automaation määrää.
Ratkaisu
Matrix42 otettiin aluksi käyttöön ulkoisen käyttöpalvelutoimittajan vaihdon yhteydessä, mikä vaati sisäisen laskutuksen työnkulun nopeaa uudelleenrakentamista. Anna korostaa Matrix42:n nopeutta tämän kriittisen vaiheen aikana: "Meiltä puuttui kokonaan sisäinen laskutusprosessi ja tarvitsimme nopeasti uuden järjestelmän. Matrix42 oli erittäin helppo ja sujuva ottaa käyttöön tuossa siirtymässä."
Anna jatkaa kuvaamalla Matrix42:n vaikutusta näin: "Suurin etu on joustavuus — voimme rakentaa nopeasti juuri ne työnkulut ja prosessit, joita tarvitsemme."
Andreas puolestaan nostaa esiin, miten Matrix42 on tukenut organisaation automaatiomatkaa erityisesti kuuntelemalla heidän tarpeitaan: "Matrix42 on ollut hyvin vastaanottavainen vaatimuksillemme ja keskittynyt löytämään parhaan ratkaisun loppukäyttäjälle."
Hän antaa myös konkreettisen esimerkin: "QR‑ratkaisu kokoustiloille on erinomainen esimerkki. Käyttäjä skannaa koodin, ja järjestelmä ilmoittaa automaattisesti, mistä tilasta on kyse — käyttäjän tarvitsee vain kuvata ongelma."
Näemme sovelluksessa loputtomasti mahdollisuuksia. Sen avulla voi tehdä valtavasti ja mukauttaa ratkaisun täysin omien vaatimusten mukaan. Matrix42:n ei tarvitse olla pelkkä tukipyyntöjärjestelmä – se toimii yhtä hyvin myös inventointijärjestelmänä, kaikki samalla alustalla.
– Andreas Svedberg, ITS Manager
Tulokset
Matrix42‑alustan käyttöönotto on tuonut useita tehokkuushyötyjä automaation ansiosta sekä parantanut hallintaa, näkyvyyttä ja jäljitettävyyttä. Alla tulokset tiivistettynä:
1. Hallinnollisen työajan merkittävä väheneminen
Anna näkee suurimman parannuksen sisäisen laskutuksen tehostumisessa, jossa ajankäyttö on vähentynyt huomattavasti: "Olemme vähentäneet sisäisen laskutuksen aikaa dramaattisesti. Se, mikä aiemmin vei yli viikon manuaalisesti, valmistuu nyt vain muutamassa tunnissa."
2. Lisääntynyt autonomia ja kontrolli
Matrix42 on yksinkertaistanut IT‑controllingin työtä, mikä on vähentänyt riippuvuutta IT‑osastosta ja nopeuttanut prosesseja. Anna kuvaa muutosta näin: "Minulla on nyt täysi kontrolli laskutuksesta. Jos tarvitsen lisätä tai poistaa tuotteita tai palveluita, voin tehdä sen itse. Olen yksinkertaisesti saanut paljon enemmän autonomiaa."
3. Mukautettavuus ja rajattomat mahdollisuudet
Andreasin mukaan suurin muutos käyttöönoton jälkeen ovat uudet mahdollisuudet, joita Matrix42 on avannut: "Näemme sovelluksessa loputtomasti mahdollisuuksia. Sen avulla voi tehdä niin paljon ja mukauttaa ratkaisun täysin oman vaatimustenmukaisuuden mukaan. Matrix42:n ei tarvitse olla pelkkä asianhallintajärjestelmä – se toimii yhtä hyvin myös inventointijärjestelmänä, kaikki samalla alustalla."
4. Vahva kumppanuus ja tuki
Anna korostaa yhteistyön merkitystä Matrix42:n asiantuntijoiden kanssa: "Yhteistyö Matrix42‑konsulttimme kanssa on vuorovaikutteista ja todella toimivaa. Olen erittäin tyytyväinen yhteistyöhömme, ja konsultit vastaavat lisäksi erittäin nopeasti sähköposteihin."
Andreas on samaa mieltä ja nostaa esiin heidän kanssaan työskentelevän konsultin: "Yhteistyö toimii loistavasti. Meillä on erinomainen konsultti, joka auttaa meitä ja haastaa prosessejamme. He ehdottavat fiksumpia ratkaisuja, sillä helposti jämähtää ajatukseen, että asioiden täytyy olla tietyllä tavalla – vaikka parempikin ratkaisu olisi olemassa."
Tulevaisuus: Täysi automaatio ja älykäs kategorisointi
Seuraava askel automaatiomatkalla on Andreasin mukaan Matrix42:n täydellinen integrointi kaikkiin toteutuksiin. Hän antaa esimerkin taloushallinnon yksiköstä: "Seuraava vaihe automaatiossamme on ottaa Matrix42 käyttöön kaikissa toteutuksissa. Olemme parhaillaan ottamassa sitä käyttöön taloushallinnon tiimissämme, joka vastaanottaa suuren määrän sähköposteja."
Matrix42‑alusta mahdollistaa nyt saapuvien pyyntöjen automaattisen kategorisoinnin: "Voimme luokitella saapuvat asiat suoraan avainsanojen perusteella. Tämä varmistaa, että ne päätyvät oikealle tukiryhmälle ja käsittelijälle, ja että ne hoidetaan oikein alusta loppuun."
Tämä automatisoitu luokittelu ja priorisointi on kriittistä, koska se poistaa täysin manuaalisen ohjauksen tarpeen: "Tämä automaatio eliminoi tarpeen henkilölle, joka manuaalisesti jakaisi asiat tukiryhmille."
