Yritys: Finavia varmistaa korkealaatuiset palvelut Suomen lentoasemilla
Finavia on lentoasemayhtiö, joka omistaa ja kehittää 20 lentoasemaa Suomessa. Lentoasemayhtiönä Finavia ylläpitää infrastruktuuria ja huolehtii lentoasemien kunnossapidosta. Finavia pyrkii jatkuvasti tarjoamaan laadukkaita palveluita lentoyhtiöasiakkailleen ja lentoasemien matkustajille. Helsinki-Vantaan lentoasema on Suomen päälentoasema, ja alueelliset lentoasemat muodostavat lentoasemaverkoston.
Sekä ilmailu että lentoasematoiminnot, mukaan lukien rahti ja logistiikka lentoasemilla, ovat tiukasti säänneltyjä matkustajien turvallisuuden varmistamiseksi. Finavialle on olennaista täyttää kaikki sääntelyvaatimukset vaarantamatta sujuvia lentoasematoimintoja ja hyvää matkustajakokemusta.
Haaste: Sääntely edellyttää sopimuksia ja sopimusehtoja
Laatunormien täyttämiseksi kaikkien ulkoistettujen palveluiden on oltava tarkasti määriteltyjä ja valvottuja todennettavalla tavalla. Tämä edellyttää yksityiskohtaisia palvelutasosopimuksia ja liiketoimintasopimuksia osapuolten välillä.
Toimintojen ulkoinen ja sisäinen auditointi tarkoittaa, että sopimukset on tarvittaessa oltava tarkastettavissa. Siksi sopimustenhallintaprosessien on oltava hiottuja ja niissä on oltava vahva hallintajärjestelmä.
Ratkaisu: Sujuva ja turvallinen sopimustenhallinta Matrix42:n avulla
Sopimusten suuren määrän vuoksi Finavia tarvitsee ratkaisun, joka tarjoaa selkeän näkymän voimassa oleviin sopimuksiin ja niiden elinkaareen. Matrix42:ssa automatisoidut hälytykset ilmoittavat, kun tietyt virstanpylväät saavutetaan ja sopimus vaatii arviointia. Hälytyksiä voidaan myös mukauttaa erityistarpeisiin. Tämä ominaisuus varmistaa, että suunnittelu- ja hankintaprosessit voidaan aloittaa ajoissa. Lisäksi hälytykset voivat sisältää palveluhinnoitteluun liittyviä signaaleja, mikä helpottaa muutosten toteuttamista budjetoinnissa ja kirjanpidossa.
Matrix42-lisenssit avataan Finavian henkilöstölle heidän työnkuvansa perusteella. Järjestelmää käyttävät pääasiassa talous- ja hallintotehtävissä työskentelevät henkilöt. Varsinaiset sopimukset laaditaan muissa järjestelmissä, ja kun sopimus on viimeistelty ja allekirjoitettu, se ladataan Matrix42:een asiaankuuluvien ja standardoitujen metatietojen kanssa. Sopimuskoordinaattori saa ilmoituksen avoimesta tiketistä ja voi jatkaa sopimuksen käsittelyä.
Vakiokäyttäjät eivät voi poistaa tietoja järjestelmästä, mikä minimoi inhimillisten virheiden riskin. Järjestelmänvalvojat osallistuvat Matrix42-koulutuksiin, joita järjestää joko Matrix42 tai Finavian Matrix42 Gold Partner. Myös prosesseista vastaavat sopimuskoordinaattorit saavat säännöllistä koulutusta.
Hyödyt
- Automaattiset muistutukset sopimusten elinkaaren virstanpylväistä.
- Selkeä ja yksinkertainen käyttöliittymä, joka tukee varsinaisia prosesseja.
- Tehokas ratkaisu suuren sopimusmäärän hallintaan.
