Wie Metacore mit Matrix42 SaaS Management die Transparenz im SaaS-Bereich verbessern und die Ausgaben senken konnte
Unterstützung des Bedarfs von Metacore an größerer SaaS-Transparenz, Ausgabenkontrolle und skalierbarer Software-Governance.
Mit dem rasanten Wachstum von Metacore stieg die Anzahl der im Unternehmen verwendeten SaaS-Tools rapide an, wodurch es zunehmend schwieriger wurde, den Überblick über die Softwarenutzung, die Eigentumsverhältnisse und die Gesamtausgaben zu behalten. Da die Teams unabhängig voneinander Tools zur Unterstützung der kreativen Spieleentwicklung auswählten, stieg das Risiko sich überschneidender Abonnements, nicht ausreichend genutzter Lizenzen und begrenzter Ausgabentransparenz.
Durch die Zusammenarbeit mit Matrix42 SaaS Management konnte Metacore einen zentralen, datengesteuerten Ansatz zur Erkennung von SaaS, zur Verfolgung der Nutzung und zur Kostenberichterstattung entwickeln. Mit einem klareren Verständnis darüber, welche Tools von wem und wie häufig genutzt werden, konnten Optimierungsmöglichkeiten identifiziert, unnötige Ausgaben reduziert und das SaaS-Management in die Beschaffungsabläufe integriert werden. Dieser Wandel trug dazu bei, die SaaS-Governance von einem reaktiven Erneuerungsmanagement in einen strukturierteren und skalierbaren Prozess umzuwandeln, der die laufende betriebliche Effizienz und die zukünftige IT- und Finanzplanung unterstützt.
Die Herausforderung
Mangelnde Ausgabenkontrolle und begrenzte Sichtbarkeit der Tool-Nutzung
Nach einer Phase der raschen Expansion wurde es für Metacore immer schwieriger, die Kontrolle über die SaaS-Ausgaben zu behalten und einen zuverlässigen Überblick darüber zu erhalten, welche Tools im gesamten Unternehmen tatsächlich genutzt wurden. Da die Teams unabhängig voneinander Software zur Unterstützung der kreativen Spielentwicklung auswählten, wurde es immer schwieriger, die Nutzung zu verfolgen, Überschneidungen zu erkennen und fundierte Entscheidungen über Erneuerungen und Optimierung zu treffen.
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:
- Fragmentierter Einblick in die SaaS-Nutzung und Tool-Akzeptanz: Metacore fehlte ein klarer, zentraler Überblick darüber, welche Tools aktiv genutzt wurden, von wem und in welchem Umfang, was es schwierig machte, wichtige Software von weniger wichtigen Abonnements zu unterscheiden.
- Zunehmende Komplexität bei der Verwaltung von SaaS-Ausgaben in großem Umfang: Mit der Ausweitung der SaaS-Käufe auf mehrere Teams wurden die Nachverfolgung der Gesamtausgaben und die Aufrechterhaltung einer klaren Budgetverantwortung immer schwieriger, was die Fähigkeit zu proaktiven, datengestützten Entscheidungen einschränkte.
- Unrealisierte Einsparungen durch zu wenig genutzte oder sich überschneidende Tools: Ohne zuverlässigen Einblick in die tatsächliche Nutzung waren überflüssige Abonnements und ungenutzte Lizenzen schwerer zu erkennen, was zu vermeidbaren Kosten führte.
- Begrenztes unternehmensweites Bewusstsein für Tools und bewährte Verfahren: Da die Auswahl der Tools über das gesamte Unternehmen verteilt war, hatten die Teams nur wenig Einblick in die von anderen genutzten Tools, was den Wissensaustausch, die Standardisierung von Arbeitsabläufen und die Förderung interner Best Practices erschwerte.
Die Lösung
Ermöglichung von SaaS-Transparenz und Kontrolle durch Nutzungsdaten
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte Metacore fast alle Funktionen des Matrix42 SaaS-Managements, beginnend mit einer Pilotversion des Dienstes, die dann in eine vollständige Produktionsversion umgewandelt wurde. Der Prozess war unkompliziert und wurde von den Experten von Matrix42 SaaS Management eng begleitet.
Die Implementierung erfolgte in mehreren Phasen. Nach einer anfänglichen Pilotphase, in der die Datengenauigkeit und die Integrationen mit den bestehenden Systemen von Metacore validiert wurden, ging man schnell zu einer vollständigen Produktionsbereitstellung über. Diese schnelle Einführung wurde durch die einfache Integration und die kontinuierliche Unterstützung durch das Matrix42 SaaS Management Team ermöglicht, das den Prozess begleitete und sicherstellte, dass die Plattform so konfiguriert wurde, dass sie den spezifischen Anforderungen und der Skalierung entsprach.
Im Einzelnen nutzte Metacore Games die Plattform, um:
- Automatisches Erkennen und Zuordnen von SaaS-Abonnements: Identifizierung der im gesamten Unternehmen genutzten Software und Erstellung einer umfassenden, aktuellen Übersicht.
- Verfolgung der Nutzung über Teams und Tools hinweg: Verstehen, wer welche Anwendungen wie häufig nutzt, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die über einfache Lizenzzählungen hinausgehen.
- Zentralisierung der Kostenzuweisung und Berichterstattung: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die SaaS-Ausgaben und ordnen Sie die Kosten genau den entsprechenden Teams oder Projekten zu.
Die Ergebnisse
Klare Ergebnisse durch datengesteuertes SaaS-Management
Metacore hat die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen und alle definierten Ziele erreicht. Damit wurde der Grundstein für einen strukturierten und skalierbaren Ansatz für das SaaS-Management gelegt. Die Plattform ist nun vollständig in den Beschaffungsworkflow eingebettet und unterstützt die laufende Optimierung des SaaS-Lebenszyklus und der Erneuerungsprozesse.
Dies führte zu folgenden Ergebnissen:
- Geringere SaaS-Ausgaben durch verbesserte Transparenz und Optimierung: Metacore Games erhielt einen vollständigen Einblick in seinen Softwarebestand, was die Identifizierung und Eliminierung ungenutzter oder nicht ausreichend genutzter Tools ermöglichte und zu einer messbaren Reduzierung der jährlichen SaaS-Ausgaben beitrug.
- Effizientere und standardisierte Erneuerungsprozesse: Durch die Einführung eines klaren, wiederholbaren Prozesses für SaaS-Erneuerungen konnte Metacore Games den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung von Erneuerungen erheblich reduzieren und reaktive Entscheidungen in letzter Minute vermeiden.
- Beseitigung der Schatten-IT: Eine umfassende SaaS-Ermittlung stellte sicher, dass alle verwendeten Tools erfasst wurden, wodurch das Risiko reduziert und die Governance im gesamten Unternehmen verbessert wurde.
- Stärkere Entscheidungsfindung durch Benutzerfeedback: Ein zusätzlicher Vorteil war die Umfragefunktion der Plattform, die es Metacore Games ermöglichte, schnelles Benutzerfeedback über die Nutzung und den Wert der Tools zu sammeln und so fundiertere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Die Zukunft
Schaffung einer Grundlage für kontinuierliche Optimierung und strategische Planung
Mit Blick auf die Zukunft sieht Metacore, dass sich die Zusammenarbeit über die anfängliche Optimierung hinaus weiterentwickelt und Matrix42 SaaS Management zu einer zentralen Datenquelle innerhalb des breiteren IT- und Finanz-Ökosystems wird. Durch die Erweiterung der Integrationen und die Vertiefung der Nutzung der Plattform will Metacore Games die Transparenz, Effizienz und strategische Entscheidungsfindung weiter verbessern.
Dies wird Metacore Games Folgendes ermöglichen
- Integration von SaaS-Daten über IT- und Finanzsysteme hinweg: Durch die Verknüpfung von Matrix42 SaaS Management mit ITSM und anderen internen Tools wird ein vollständigerer Echtzeit-Überblick über die Tool-Nutzung und Abhängigkeiten im gesamten Unternehmen ermöglicht.
- Erhöhte Kostentransparenz und Verantwortlichkeit: Die Sichtbarmachung der SaaS-Kosten für Teams und Mitarbeiter verbessert das Bewusstsein für Softwareausgaben und unterstützt verantwortungsvollere, datengestützte Nutzungsentscheidungen.
- SaaS-Einblicke als Grundlage für Planung und Optimierung nutzen: Durch die Positionierung von Matrix42 SaaS Management als zentrale Plattform kann Metacore Games über die Optimierung hinaus zu einer fundierten IT- und Finanzplanung übergehen und so kontinuierliche Effizienz und strategischen Wert freisetzen.
