Um zu verstehen, wie eines der dienstleistungsintensivsten kommunalen Ökosysteme Schwedens seine Arbeitsabläufe umgestaltet hat, sprachen wir mit Anna Westerståhl, IT-Controllerin, und Andreas Svedberg, ITS-Manager bei der gemeinsamen IT- und Digitalisierungsabteilung DigIT, die sowohl die Stadt Södertälje als auch die kommunale Telge-Gruppe betreut.
DigIT ist die gemeinsame Digitalisierungs- und IT-Abteilung, die sowohl die Stadt Södertälje als auch die kommunale Telge-Gruppe betreut. Das Team unterstützt eine Vielzahl kommunaler Dienstleistungen und Unternehmen, wobei der Schwerpunkt auf Automatisierung und Prozessoptimierung liegt.
Was waren Ihre größten Herausforderungen vor der Einführung von Matrix42?
Anna:
„Die manuelle Rechnungsstellung dauerte mehr als eine Woche.“
Andreas:
„In allen unseren Bereichen wird ein Fallmanagementsystem benötigt. Bisher haben wir auf Excel und gemeinsame Postfächer in Outlook zurückgegriffen.“
Andreas:
Das vorrangige Ziel war es, „durch verstärkte Automatisierung die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern zu beseitigen.“
Warum haben Sie sich für Matrix42 entschieden und wie verlief die Umstellung?
Anna:
„Wir hatten keinen internen Rechnungsworkflow mehr und mussten schnell ein neues System einrichten. Die Einführung von Matrix42 während dieser Umstellungsphase verlief sehr reibungslos.“
Anna:
„Der größte Vorteil ist die Flexibilität, genau die Workflows und Prozesse, die wir benötigen, schnell aufzubauen.“
Andreas:
„Matrix42 hat unsere Anforderungen genau berücksichtigt und sich darauf konzentriert, die beste Lösung für den Endkunden zu finden.“
Können Sie konkrete Beispiele für die Automatisierung in der Praxis nennen?
Andrea:
„Die QR-Lösung für Konferenzräume ist ein hervorragendes Beispiel. Der Nutzer scannt den Code, und das System erkennt automatisch, um welchen Raum es sich genau handelt – dann muss er nur noch das Problem beschreiben.“
Andreas:
„Wir sehen unendliche Möglichkeiten in der Anwendung. Man kann so viel damit machen und die Lösung an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Matrix42 muss nicht nur ein Fallmanagementsystem sein. Es funktioniert genauso gut als Bestandsverwaltungssystem – alles auf derselben Plattform.“
Welche messbaren Ergebnisse haben Sie bisher erzielt?
Anna:
„Wir haben den Zeitaufwand für die interne Rechnungsstellung drastisch reduziert. Was früher manuell mehr als eine Woche dauerte, ist nun in nur wenigen Stunden erledigt.“
Anna:
„Ich habe jetzt die volle Kontrolle über die Rechnungsstellung. Wenn ich Artikel oder Dienstleistungen hinzufügen oder entfernen muss, kann ich das selbst erledigen. Ich habe einfach viel mehr Eigenständigkeit gewonnen.“
Wie würdest du die Partnerschaft und die Unterstützung beschreiben?
Anna:
„Die Zusammenarbeit mit unserem Matrix42-Berater ist interaktiv und sehr gut. Ich bin super zufrieden mit unserer Zusammenarbeit, und die Berater antworten auch sehr schnell auf E-Mails.“
Andreas:
„Die Zusammenarbeit funktioniert fantastisch gut. Wir haben einen hervorragenden Berater von euch, der uns hilft und unsere Prozesse hinterfragt. Er schlägt intelligentere Lösungen vor, denn man bleibt leicht in einer bestimmten Denkweise stecken, auch wenn es vielleicht eine bessere Lösung gibt.“
Wie geht es bei Ihrer Automatisierungsreise weiter?
Andreas:
„Der nächste Schritt auf unserem Weg zur Automatisierung ist die Integration von Matrix42 in alle Implementierungen. Derzeit führen wir es in unserer Buchhaltungsabteilung ein, die ein großes E-Mail-Aufkommen hat.“
Andreas:
„Wir können eingehende Fälle direkt anhand von Schlüsselwörtern kategorisieren. So stellen wir sicher, dass sie bei der richtigen Support-Gruppe und dem richtigen Sachbearbeiter landen und durchgehend korrekt bearbeitet werden.“
Andreas:
„Durch diese Automatisierung entfällt die Notwendigkeit, dass eine Person die Fälle manuell den Support-Teams zuweist.“
Zusammenfassung, wie die Stadt Södertälje ihre Dienstleistungen mit Matrix42 transformiert:
- Die interne Rechnungsstellung wurde von über einer Woche auf nur wenige Stunden verkürzt
- Mehr Autonomie für die Controller
- Intelligente Automatisierung: QR-basierte Raummeldung und Stichwort-Weiterleitung
- Transparente Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend
- Starke und proaktive Beratungspartnerschaft
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