Södertälje kommun och Telge samarbetar genom sin gemensamma digitaliserings- och IT-enhet, DigIT. DigIT-enheten servar kommunen med IT-tjänster och arbetar kontinuerligt med att optimera processer och minska personberoende.
Inom enheten finns Anna Westerståhl som har rollen som IT-controller och Andreas Svedberg som är ITS Manager och leder arbetet med att supportera IT-behoven inom kommunen, med ett tydligt fokus på automation.
Innan övergången till Matrix42 var många av processerna manuella. Den största flaskhalsen, som Anna lyfter fram, var den tidskrävande processen för internfakturering: "Det manuella faktureringsarbetet tog över en vecka att slutföra." Internfaktureringen innefattar kostnadsfördelningen av DigIT’s IT-tjänster mellan de olika kommunenheterna.
Andreas betonar även det generella behovet av ett mer robust ärendehanteringssystem än det som fanns. Många hade tidigare förlitat sig på ineffektiva verktyg: "Ett ärendehanteringssystem behövs i alla våra områden. Tidigare förlitade vi oss på Excel och funktionsbrevlådor i Outlook."
Han förklarar att det primära målet med det nya systemet var att säkerställa spårbarhet och eliminera personberoendet genom ökad automatisering.
Matrix42 implementerades initialt i samband med ett byte av extern driftsleverantör, vilket krävde en snabb ombyggnation av flödet för internfakturering. Anna lyfter fram Matrix42’s snabbhet under denna kritiska period: "Vi stod utan internfaktureringsflöde och behövde snabbt få igång ett nytt system. Matrix42 gick väldigt smidigt att implementera under den övergången."
Anna fortsätter att förklara Matrix42’s inverkan så här: "Den största fördelen är flexibiliteten att snabbt kunna bygga upp exakt de flöden och processer vi behöver ha."
Andreas belyser hur Matrix42 har stöttat organisationens automationsresa, bland annat genom en stark lyhördhet av deras behov: "Matrix42 har varit lyhörda för våra kravspecifikationer och fokuserat på att hitta den bästa lösningen för slutkunden."
Andreas fortsätter med ett ge exempel: "QR-lösningen för konferensrum är ett utmärkt exempel. Användaren skannar koden och systemet anmäler automatiskt exakt vilket rum det gäller, och de behöver bara beskriva felet."
Vi ser oändliga möjligheter i applikationen. Man kan göra så pass mycket och anpassa lösningen utifrån den kravspecifikation man har. Matrix42 behöver inte bara vara ett ärendehanteringssystem. Det fungerar lika bra som ett inventeringssystem, allt i samma plattform.– Andreas Svedberg, ITS Manager
Införandet av Matrix42-plattformen har lett till flera effektivitetsvinster genom automation samt ökad kontroll och insyn/spårbarhet. Nedan finns resultaten summerade:
1. Drastiskt reducerad administrationstid
Anna ser den tydligaste förbättringen i effektiviteten för internfakturering, där tidsåtgången har minskat dramatiskt: "Vi har minskat tiden för internfaktureringen drastiskt. Det som tidigare tog över en vecka manuellt, är nu klart på bara ett par timmar."
2. Ökad autonomi och kontroll
Matrix42 har förenklat arbetet för IT-controlling vilket har minskat beroendet av IT-avdelningen och skapat snabbare processer berättar Anna: "Jag har nu full kontroll över faktureringen. Om jag behöver lägga till eller ta bort artiklar eller tjänster kan jag göra det själv. Jag har helt enkelt fått mycket större autonomi."
3. Anpassningsbarhet och oändliga möjligheter
Andreas menar att den största skillnaden efter implementeringen är de nya möjligheterna som Matrix42 har skapat: "Vi ser oändliga möjligheter i applikationen. Man kan göra så pass mycket och anpassa lösningen utifrån den kravspecifikation man har. Matrix42 behöver inte bara vara ett ärendehanteringssystem. Det fungerar lika bra som ett inventeringssystem, allt i samma plattform."
4. Starkt partnerskap och support
Anna fram samarbetet med Matrix42:s resurser som en nyckelfaktor för framgången: "Samarbetet med vår Matrix42-konsult är interaktivt och väldigt bra. Jag är supernöjd med vårt samarbete, och konsulterna är dessutom väldigt snabba på att svara på mejl."
Andreas instämmer och lyfter fram konsulten de jobbar med: "Samarbetet fungerar fantastiskt bra. Vi har en utmärkt konsult från er som hjälper oss och utmanar våra processer. De föreslår smartare lösningar, eftersom man lätt blir inrutad i att vilja ha det på ett visst sätt, trots att det kanske finns en bättre lösning."
Nästa steg i automationsresan är, enligt Andreas, att integrera Matrix42 fullt ut i alla implementationer. Han ger ett aktuellt exempel från redovisningsavdelningen: "Nästa steg i vår automationsresa är att integrera Matrix42 i alla implementationer. Vi håller just nu på att rulla ut det för vår redovisningsavdelning, som tar emot en stor volym mejl."
Genom att utnyttja Matrix42:s plattform kan de nu automatiskt kategorisera ärenden: "Vi kan kategorisera inkommande ärenden direkt baserat på nyckelord. Det säkerställer att de hamnar hos rätt supportgrupp och handläggare, och hanteras korrekt hela vägen."
Denna nivå av automatiserad sortering och triage är kritisk, då den helt eliminerar behovet av manuell dirigering: "Denna automatisering eliminerar behovet av en person som manuellt sitter och delar ut ärenden till supportgrupperna.