PayEx är en nordisk koncern och ett helägt dotterbolag till Swedbank, med verksamhet i fyra länder. I koncernen ingår även Swedbank Pay, ett betalningssystem för både butiker och e-handel. PayEx är idag en ledande aktör inom fakturering och finansiella tjänster i Norden. De främsta verksamhetsområdena är fakturering, redovisning, inkasso, kredithantering och finansiering.
På fem år har PayEx byggt upp ett digitalt och effektivt service management-system som automatiserar arbetsflöden för flera olika supportprocesser.
Behovet var tydligt: att ersätta det gamla systemet med en lösning som både kunde möta framtida krav och hantera fler processer än bara IT. Dessutom behövdes en lösning som snabbt gick att ta i drift.
Efter en marknadsundersökning föll valet på Matrix42.
"Vi tittade på många olika lösningar men landade i Martix42. Kombinationen av funktionalitet och pris avgjorde", säger Rickard Berghede, systemägare och affärsutvecklare på PayEx.
Införandet av Matrix42:s ITSM-lösning har gjort PayEx mer flexibelt i sin servicehantering och förbättrat samarbetet och informationsdelningen internt. Flera verksamhetsfunktioner har integrerats i Matrix42, och användarupplevelsen har blivit bättre i hela organisationen.
"Plattformens flexibilitet och det användarvänliga gränssnittet är väldigt värdefullt. Det har också gjort att jag själv kunnat digitalisera och utveckla processer," säger Rickard Berghede.
PayEx har nu ett fungerande system för ärende- och serviceförfrågningar som effektivt hanterar både mejl och incidenter. När de väl såg möjligheterna med Matrix42 gick utvecklingen snabbt.
"Vi byggde själva ett arbetsflöde för återkommande förfrågningar, vilket ökade mätbarheten och förenklade vår övergripande styrning. Därifrån insåg vi att vi kunde digitalisera mycket mer – allt från automatisering av passerkort och behörigheter till processer för kontinuerliga förbättringar och riskhantering. Med Matrix42 har vi kunnat skapa över 40 arbetsflöden och digitalisera 14 processer," berättar Rickard Berghede.
Digitaliseringen och automationen har gjort att Matrix42 nu hanterar betydligt fler områden än vad som först var planerat.
"Att digitalisera arbetsflöden är enkelt. Ett exempel är våra avtalsprocesser, där varje nytt avtal blir ett objekt som kopplas till checklistor. Just nu inför vi automation som förväntas korta handläggningstiderna från trettio minuter till bara två, tack vare automatiserade kontroller. Vi har fått kontroll över vårt arbete, våra supportprocesser och uppföljningen av dem."
PayEx ser positivt på det fortsatta samarbetet med Matrix42. Framåt vill de utveckla och modernisera fler processer, bland annat rapporteringen kopplad till Power BI.
"Jag ser verkligen den höga kompetensen hos Matrix42. De har lyckats behålla duktiga experter som är engagerade i sitt arbete," avslutar Rickard Berghede.