Näin Vincit otti ohjelmistokulut hallintaan ja saavutti säästöjä

Yritys
Vincit on räätälöityjen ohjelmistojen kehitys- ja suunnittelutoimisto, joka luo digitaalisia palveluita ja ohjelmistosovelluksia ideasta markkinoille. Sillä on toimistot Suomessa, Puolassa, Ruotsissa ja Yhdysvalloissa. Vincit tarjoaa tukea Composable Commerce -ratkaisuihin, dataan ja tekoälyyn, SAP-ratkaisuihin ja ydinprosesseihin sekä digitaalisiin tuotteisiin ja palveluihin, palvellen monipuolisesti eri toimialoja ja tarpeita.

Toimiala
Rahoitus ja IT

Vuosien varrella Vincit on kasvanut fuusioiden kautta ja hankkinut monipuolisen asiakassalkun ja asiantuntemusta, mutta perinyt hajanaisen IT-maiseman, jossa on hajanaisia järjestelmiä ja lisensointikäytäntöjä.

Nämä haasteet osoittautuivat merkittäviksi Vincitin nelihenkiselle IT-tiimille, joka vastasi monimutkaisen ympäristön hallinnasta ja tehokkaasta kulujen hallinnasta.

Haaste:

Pirstaleiset järjestelmät, rajallinen näkyvyys ja hallitsematon kuluttaminen.

Heinäkuussa 2022 tapahtuneen suuren fuusion jälkeen Vincitin tietohallintojohtajan edessä oli pelottava tehtävä, integroida useita IT-järjestelmiä ja virtaviivaistaa ohjelmistolisensointikäytäntöjä uudessa laajentuneessa organisaatiossa. Keskeisiä haasteita olivat mm:

• Pirstaleiset IT-järjestelmät: Fuusioituneiden yritysten vanhat järjestelmät loivat tietosiiloja, jotka haittasivat yhtenäistä näkemystä liiketoiminnasta ja vaikeuttivat lisenssien hallintaa.
• Rajallinen näkyvyys ohjelmistojen käyttöön: Työntekijät ostivat ohjelmistoja usein itsenäisesti henkilökohtaisilla luottokorteilla, mikä vaikeutti IT-tiimin lisenssien seurantaa, kustannusten optimointia ja mahdollisten tietoturvariskien tunnistamista.

• Kattavan ohjelmistovarallisuuden hallintajärjestelmän: Tämä alusta mahdollisti Vincitille näkyvyyden kaikkiin organisaation käyttämiin ohjelmistolisensseihin, riippumatta hankintatavasta tai sähköpostidomainista.
• Osittainen hankintaratkaisu: Tämä mahdollisti Vincitille asiantuntevien hankintapalveluiden hyödyntämisen ilman kokopäiväisen tiimin palkkaamisen kustannuksia.

"Viion alusta on auttanut meitä saamaan paremman näkyvyyden eri ratkaisujen käyttöön sekä tukemaan neuvotteluissamme ja sopimusehdoissamme toimittajiemme kanssa."

JAKOB RUDZKI

CIO, Vincit

• Kustannussäästöt: Vincit saavutti merkittäviä säästöjä optimoimalla lisenssisopimuksia ja tunnistamalla käyttämättömiä lisenssejä, ja jopa sisällytti ennustetut säästöt budjettiinsa.
• Parempi näkyvyys ja hallinta: Vincit sai kokonaisvaltaisen näkemyksen ohjelmisto-omaisuudestaan, mikä helpotti lisenssien jakamista, uusimista ja tietoturvariskien hallintaa.
• Parempi tietoturva: Tunnistamalla kaikki organisaatiossa käytetyt ohjelmistot Vincit pystyi paremmin arvioimaan mahdollisia haavoittuvuuksia ja lieventämään tietoturvariskejä.
• IT-tiimin tehokkuuden lisääntyminen: Lisenssien hallinnan automatisointi ja asiantuntijahankintapalveluiden käyttö antoivat Vincitin IT-tiimille mahdollisuuden keskittyä strategisiin hankkeisiin.
  

• Työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet: Vincit otti käyttöön läpinäkyvän järjestelmän, joka antoi työntekijöille mahdollisuuden tarkastella ohjelmistojen käyttöään ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä lisensseistä, edistäen vastuullista toimintakulttuuria.

Tulevaisuus:

Jatkuva kumppanuus jatkuvaa optimointia varten

Vincit ja Viio ovat sitoutuneet pitkäaikaiseen kumppanuuteen, jossa keskitytään jatkuvaan parantamiseen ja optimointiin. Tähän sisältyy mm:

• Kumppanuuden soveltamisalan laajentaminen: Vincit aikoo hyödyntää Viion asiantuntemusta optimoidakseen hankintaprosesseja muilla osastoilla.
• Syvemmät näkemykset ja yhteistyö: Molemmat yritykset pyrkivät hyödyntämään data-analytiikkaa ja alustan tarjoamia näkemyksiä saavuttaakseen lisää kustannussäästöjä ja tehokkuuden parannuksia.