Miten Metacore paransi SaaS‑näkyvyyttä ja pienensi kustannuksia Matrix42 SaaS Managementin avulla

Kirjoittanut Matrix42 | 13.3.2026 13:44:54

Tukemassa Metacoren tarvetta parempaan SaaS‑läpinäkyvyyteen, kustannusten hallintaan ja skaalautuvaan ohjelmistojen hallintaan.

Kun Metacore kasvoi nopeasti, myös organisaatiossa käytettyjen SaaS‑työkalujen määrä lisääntyi vauhdilla. Tämä teki entistä haastavammaksi ylläpitää kokonaiskuvaa ohjelmistojen käytöstä, omistajuudesta ja kokonaiskustannuksista. Koska tiimit valitsivat työkaluja itsenäisesti tukemaan luovaa pelinkehitystä, kasvoi riski päällekkäisistä tilauksista, vajaakäyttöisistä lisensseistä ja rajallisesta kulunäkyvyydestä. Tämä vaikeutti uusintojen ennakoivaa hallintaa ja sitä, että ohjelmistoinvestoinnit vastasivat aidosti toiminnan tarpeita.

Yhteistyössä Matrix42 SaaS Managementin kanssa Metacore loi keskitetyn, dataohjautuvan mallin SaaS‑sovellusten kartoitukseen, käytön seurantaan ja kustannusraportointiin. Kun organisaatiolla oli tarkempi näkyvyys siihen, mitä työkaluja käytettiin, kuka niitä käytti ja kuinka usein, pystyttiin tunnistamaan optimointimahdollisuuksia, vähentämään turhia kuluja ja tuomaan SaaS‑hallinta osaksi hankintaprosesseja. Tämä muutos siirsi SaaS‑hallinnan reaktiivisesta uusintojen hallinnasta kohti rakenteellisempaa ja skaalautuvampaa toimintamallia, joka tukee jatkuvaa operatiivista tehokkuutta sekä tulevaa IT‑ ja taloussuunnittelua.

Haaste

Puuttuva kulukontrolli ja heikko näkyvyys työkalujen käyttöön

Laajan kasvuvaiheen jälkeen Metacorella oli yhä vaikeampaa hallita SaaS‑kustannuksia ja saada luotettava kokonaiskuva siitä, mitä työkaluja organisaatiossa oikeasti käytettiin. Kun tiimit valitsivat ohjelmistoja itsenäisesti tukeakseen luovaa pelinkehitystä, käyttöönoton seuranta, päällekkäisyyksien tunnistaminen sekä uusintoihin ja optimointiin liittyvä päätöksenteko muuttuivat entistä haastavammiksi.

Suurimpia haasteita olivat:

Pirstaleinen näkyvyys SaaS‑käyttöön ja työkalujen omaksumiseen: Metacorella ei ollut selkeää, keskitettyä kokonaiskuvaa siitä, mitä työkaluja todella käytettiin, kuka niitä käytti ja missä laajuudessa. Tämä teki vaikeaksi erottaa kriittiset ohjelmistot vähäarvoisista tilauksista.
Kasvava monimutkaisuus SaaS‑kustannusten hallinnassa laajassa mittakaavassa: Kun SaaS‑hankinnat lisääntyivät eri tiimeissä, kokonaiskulujen seuranta ja selkeän budjettivastuun ylläpitäminen vaikeutuivat. Tämä rajoitti mahdollisuuksia tehdä ennakoivia, dataohjautuvia päätöksiä.
Toteutumattomat säästöt vajaakäytetyistä tai päällekkäisistä työkaluista: Ilman luotettavaa näkyvyyttä todelliseen käyttöön oli vaikea tunnistaa tarpeettomia tilauksia ja käyttämättömiä lisenssejä, mikä johti turhiin kustannuksiin.
Rajoittunut organisaationlaajuinen näkyvyys työkaluihin ja parhaisiin käytäntöihin: Kun työkalujen valinta oli hajautunut eri tiimeille, näkyvyys siihen, mitä muut käyttivät, jäi vähäiseksi. Tämä heikensi mahdollisuuksia jakaa osaamista, yhtenäistää toimintatapoja ja edistää sisäisiä parhaita käytäntöjä.

Ratkaisu

SaaS‑näkyvyyden ja kulukontrollin mahdollistaminen käyttödatan avulla

Näiden haasteiden ratkaisemiseksi Metacore otti käyttöön käytännössä kaikki Matrix42 SaaS Management ‑ratkaisun ominaisuudet. Käyttöönotto alkoi pilotilla, jonka jälkeen pilottiversio purettiin ja rakennettiin kokonaan uusi, täysimittainen tuotantoympäristö. Prosessi eteni suoraviivaisesti, ja Matrix42:n SaaS Management ‑asiantuntijat tukivat Metacorea tiiviisti koko matkan ajan.

Toteutus eteni vaiheittaisella mallilla. Aluksi Metacore suoritti pilotin varmistaakseen datan oikeellisuuden ja integraatioiden toimivuuden heidän olemassa olevissa järjestelmissään. Tämän jälkeen siirryttiin nopeasti täyteen tuotantokäyttöön. Nopea käyttöönotto mahdollistui helppojen integraatioiden sekä Matrix42 SaaS Management ‑tiimin jatkuvan tuen ansiosta — tiimi ohjasi prosessia alusta loppuun ja varmisti, että alusta konfiguroitiin vastaamaan Metacoren tarpeita ja kasvavaa mittakaavaa.

Metacore Games käytti alustaa etenkin näihin tarkoituksiin:

SaaS‑tilausten automaattinen tunnistaminen ja kartoitus: Käytössä olevien ohjelmistojen löytäminen koko organisaatiosta ja ajantasaisen, kattavan kokonaiskuvan muodostaminen.
Käytön seuranta tiimeittäin ja työkaluittain: Ymmärrys siitä, kuka käytti mitäkin sovelluksia ja kuinka usein – mahdollistaen päätökset, jotka perustuvat muuhun kuin pelkkiin lisenssimääriin.
Keskitetty kustannusten kohdistaminen ja raportointi: Selkeän näkyvyyden saaminen SaaS‑kuluihin ja kustannusten tarkka kohdistaminen oikeille tiimeille tai projekteille.

Tulokset

Selkeitä tuloksia dataan perustuvalla SaaS‑hallinnalla

Metacore vei pilotointivaiheen onnistuneesti loppuun ja saavutti kaikki asetetut tavoitteet, mikä loi vahvan perustan entistä rakenteellisemmalle ja skaalautuvammalle SaaS‑hallinnan mallille. Alusta on nyt täysin integroitu hankintaprosessiin ja tukee SaaS‑elinkaaren sekä uusintojen jatkuvaa optimointia.

Tämä johti näihin tuloksiin:

SaaS‑kulujen pienentyminen paremman näkyvyyden ja optimoinnin ansiosta: Metacore Games sai täydellisen näkyvyyden ohjelmistovalikoimaansa, mikä mahdollisti käyttämättömien ja vajaakäytettyjen työkalujen tunnistamisen ja poistamisen. Tämä johti mitattavissa olevaan vuosittaisten SaaS‑kulujen laskuun.
Tehokkaammat ja standardoidut uusintaprosessit: Selkeän, toistettavan mallin luominen SaaS‑sopimusten uusintoihin vähensi merkittävästi uusintojen hallintaan kuluvaa aikaa ja vaivaa. Samalla Metacore Games vältti viime hetken, reaktiivisen päätöksenteon ja pystyi suunnittelemaan uusinnat ennakoivasti.
Varjo-IT:n poistaminen: Kattava SaaS‑kartoitus varmisti, että kaikki käytössä olevat työkalut tunnistettiin ja dokumentoitiin. Tämä vähensi riskejä ja paransi hallintaa koko organisaation tasolla.
Parempi päätöksenteko käyttäjäpalautteen avulla: Lisäetuna oli alustan kyselytoiminnallisuus, jonka avulla Metacore Games pystyi keräämään nopeasti käyttäjäpalautetta työkalujen käytöstä ja koetusta arvosta. Tämä tuki entistä paremmin perusteltuja, dataohjautuvia päätöksiä.

Tulevaisuus

Kestävä perusta jatkuvalle kehittämiselle ja strategiselle suunnittelulle

Tulevaisuuteen katsoessaan Metacore näkee yhteistyön kehittyvän pelkkää alkuvaiheen optimointia pidemmälle, sillä Matrix42 SaaS Managementista on muodostumassa keskeinen tietolähde laajemmassa IT‑ ja talousympäristössä. Laajentamalla integraatioita ja syventämällä alustan käyttöä Metacore Games pyrkii vahvistamaan läpinäkyvyyttä, tehostamaan toimintaa ja tukemaan entistä strategisempaa päätöksentekoa.

Tämä mahdollistaa Metacore Gamesille:

SaaS‑datan integroinnin IT‑ ja talousjärjestelmien välillä: Yhdistämällä Matrix42 SaaS Managementin ITSM‑ratkaisuihin ja muihin sisäisiin työkaluihin Metacore saa kokonaisvaltaisemman ja reaaliaikaisen näkymän työkalujen käyttöön sekä niiden välisiin riippuvuuksiin koko organisaatiossa, mikä puolestaan tukee parempaa läpinäkyvyyttä, sujuvampia prosesseja ja tarkempaa päätöksentekoa niin IT‑ kuin taloustiimeissä.
Lisääntyneen kustannusten läpinäkyvyyden ja vastuullisuuden: Kun SaaS‑kustannukset tuodaan näkyviksi tiimeille ja yksittäisille käyttäjille, tietoisuus ohjelmistokuluista kasvaa ja päätöksentekoa voidaan ohjata kohti vastuullisempaa, dataohjautuvaa käyttöä. Tämä auttaa varmistamaan, että hankinnat ja lisenssit vastaavat todellista tarvetta ja tukevat tehokkaampaa resurssien käyttöä.
SaaS‑näkyvyyden hyödyntämisen suunnittelun ja optimoinnin perustana: Kun Matrix42 SaaS Management toimii keskitettynä alustana, Metacore Games voi siirtyä pelkkää optimointia pidemmälle kohti paremmin informoitua IT‑ ja taloussuunnittelua. Tämä avaa mahdollisuuksia jatkuvaan tehokkuuden parantamiseen ja strategisen arvon kasvattamiseen.

Näytä koko julkaisu