Le point sur le coût des licences SAP

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Gestion des licences SAP

L’octroi de licences ERP SAP est déjà, en soi, un défi de taille pour les entreprises. Mais il représente aussi un poste de coûts important. L’ajustement automatique des comptes utilisateurs dans chaque système SAP permet non seulement d’économiser de lourdes démarches et recherches manuelles, mais aussi d’éviter les sur- ou sous-licences et d’optimiser les licences.

 

Une fois par an, SAP envoie à ses clients une demande d’inventaire. Dans la plupart des entreprises, les premières mesures de test sont ensuite effectuées à l’aide des outils fournis par SAP – USMM et LAW. Les résultats de ces mesures entraînent souvent des surprises désagréables : de nombreux utilisateurs sont créés de manière inappropriée dans les systèmes, et/ou les licences attribuées ne correspondent pas à l’utilisation réelle. Il en résulte des ajustements manuels dans les systèmes.

 

70 000 ajustements manuels à effectuer

 

Le client SAP moyen compte 3 500 utilisateurs et 20 systèmes différents. En théorie, 70 000 ajustements manuels peuvent être effectués pour s’assurer qu’USMM recueille les données correctes. USMM ne lit que le type de licence saisi pour chaque utilisateur dans le système. Pour de nombreuses entreprises, un utilisateur est créé une seule fois dans le système au début, mais n’est plus mis à jour par la suite. Si son utilisation change, celle-ci n’est pas enregistrée et n’est pas prise en compte lors de l’audit. Si les données ne sont pas corrigées manuellement, les mesures donnent des résultats incorrects.

 

Or, dans la pratique, il est évidemment très compliqué de procéder à ces 70 000 vérifications et ajustements. La plupart des entreprises ne fournissent qu’une vue d’ensemble approximative des données et ne regardent que les points d’ajustement dont elles savent qu’ils contiennent des erreurs. SAP reçoit en fin de compte des résultats d’audit qui se situent à mi-chemin dans la fourchette prévue, mais qui ne correspondent pas entièrement à l’utilisation réelle et aux exigences de licence. En raison de cette inexactitude, il est impossible de corriger l’octroi de sous-licences ou de sur-licences.

 

La grande susceptibilité aux erreurs des réglages manuels

 

Un ajustement manuel est naturellement susceptible d’entrainer des erreurs. SAP exige que le type de licence correct soit déterminé pour chaque utilisateur, et ce pour chaque système qu’ils utilisent. Lors de la consolidation via LAW, la clé de licence finale est déterminée pour chaque utilisateur pour chaque système qu’il utilise. Chaque audit est une question très complexe.

 

Que faut-il auditer ?

 

  • Licences basées sur l’utilisateur

 

  • Autres unités de règlement

 

  • Licences moteurs (packages)

Les modules fonctionnels (tels que SAP Business Objects GTS) sont autorisés en fonction des volumes de consommation. Les unités de comptage varient : tantôt le nombre de contrats sous gestion, tantôt les commandes de vente par an, tantôt le chiffre d’affaires. Certains d’entre eux peuvent être enregistrés par l’USMM, mais beaucoup doivent être fournis sur une base déclarative car il n’y a pas d’outil disponible pour calculer la consommation.

 

  • Utilisation indirecte de SAP via une interface avec des logiciels tiers

Bien que l’utilisateur ne soit pas créé dans le système SAP, il doit néanmoins être pris en compte lors de la mesure. Pour l’octroi de licences, il est important que le système SAP soit utilisé de manière productive, que ce soit directement ou indirectement par l’intermédiaire d’une solution tierce. La licence est définie de la même manière qu’elle a été négociée avec SAP. Il est conseillé de mener une négociation basée sur le ROI. Si cette utilisation indirecte n’est pas sous licence, les utilisateurs nommés peuvent être facturés selon la liste de prix. Et il est important de garder en tête que SAP accorde une attention toute particulière au domaine de l’utilisation indirecte lors des audits

 

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Respecter la base contractuelle

 

Très souvent, les logiciels font l’objet d’une licence sans examen et sans connaissance de la base contractuelle. Des alternatives apparemment bon marché sont alors recherchées sans tenir compte des contrats. Une telle approche peut rapidement devenir un objectif personnel. Parce que SAP exige :

 

« Pour pouvoir mesurer tous les utilisateurs de vos systèmes SAP de manière claire et précise, vous devez, avant chaque mesure du système, classer vos utilisateurs en fonction de leur utilisation réelle et de la liste de prix sous-jacente avec le type d’utilisateur contractuel correspondant. Vous utilisez le programme de mesure (transaction USMM) pour déterminer le nombre d’utilisateurs et d’objets payants des moteurs du logiciel SAP pour chaque système. »

 

C’est donc l’utilisation réelle et effective qui est décisive – et non le profil de l’utilisateur et les systèmes qu’il utilise et si cela correspond à ses autorisations. Un exemple : si un utilisateur a plus de droits qu’il n’en a besoin et fait occasionnellement quelque chose dans le système qui va au-delà de son profil défini (parce qu’il remplace un collègue malade, par exemple), cela peut rendre la licence beaucoup plus chère que ce qui avait été budgété à l’origine.

 

Chaque client SAP doit donc déterminer l’utilisation réelle, la comparer avec son contrat et décider de la licence dont il a réellement besoin. C’est une tâche énorme.

 

Comment fonctionne la mesure ?

 

Une mesure est effectuée en quatre étapes :

  1. Classification des utilisateurs dans chaque système. C’est à l’entreprise elle-même de le faire.
  2. Mesure avec USMM sur chaque système.
  3. Consolidation avec LAW. Les résultats des mesures de l’USMM sont combinés ici.
  4. Le résultat de la mesure est transféré dans SAP.

 

Classification des problèmes

 

Comme nous l’avons déjà mentionné, la classification implique un effort manuel élevé et est sujette aux erreurs. Ici, vous décidez quelle licence est attribuée à un utilisateur : une licence utilisateur pour 400 euros ou une licence d’utilisateur professionnel pour 3 500 euros ? La différence de prix est grande, donc la décision est importante pour le budget. Classer un utilisateur trop haut est un gaspillage d’argent. Le fait de le classer trop bas peut entraîner des de paiement rétroactifs non prévus.

 

Un moyen de sortir du dilemme : l’automatisation

 

Si des données correctes doivent être transmises à SAP, l’automatisation est incontournable. Avec une solution appropriée, les comptes utilisateurs de chaque système SAP sont ajustés automatiquement. Cela ne remplace pas seulement le travail manuel, mais génère également des données correctes qui correspondent aux conditions de licence convenues. Ces outils analysent l’utilisation réelle d’un utilisateur et l’enregistrent dans le système. La consolidation finale avec USMM et LAW peut avoir lieu normalement sur la base des données générées automatiquement, de même que la transmission des résultats à SAP.

 

Les avantages de l’automatisation

 

  • Une plus grande transparence.
  • L’outil reconnaît toutes les licences dans tous les systèmes et offre la conformité à tout moment, pas seulement une fois par an.
  • Les développements sont perceptibles.
  • Le suivi continu présente également l’avantage de pouvoir identifier les tendances, ce qui permet, par exemple, de négocier les rachats en temps utile.
  • Prévenir les audits. Enfin, les solutions automatiques sont utiles pour empêcher les audits par SAP.
  • L’effort manuel est réduit.
  • La sur- ou sous-licence est évitée en attribuant automatiquement les licences appropriées.
  • Le potentiel d’optimisation existant est montré et peut être exploité automatiquement si désiré.
  • Les utilisateurs inactifs peuvent être désactivés automatiquement.

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