Employee Experience als Erfolgsfaktor im Unternehmen

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Employee Experience ist ganz oben auf der CIO Agenda für 2020
Employee Experience durch automatisierte Prozesse führt zu positiver Customer Experience.

Dieser Beitrag ist auch in Englisch erhältlich.

Bis vor einigen Jahren haben sich Unternehmen ausschließlich mit der Customer Experience (Kundenzufriedenheit) beschäftigt. Inzwischen rückt die Employee Experience (Mitarbeiterzufriedenheit) zunehmend in den Fokus der Aufmerksamkeit. Denn nur zufriedene Mitarbeiter sorgen für zufriedene Kunden. Darüber hinaus erwartet die Belegschaft eines Unternehmens reibungslose Abläufe, um sich so auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren zu können. Insbesondere die Vielfalt an Lösungen und Endgeräten mit modernen Arbeitsmodellen stellen Mitarbeiter sowie die HR- und IT-Abteilungen immer wieder vor neue Herausforderungen.

So ist es kein Wunder, dass bei allen CIOs die Employee Experience ganz oben auf der Agenda für 2020 steht. Die eigentliche Herausforderung besteht nun aber darin, die oftmals komplizierten Geschäftsprozesse in Unternehmen zu vereinfachen. Eine wirklich gut funktionierende Employee Experience kann allerdings nur in enger Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen HR und IT gelingen. Mit modernen Tools lassen sich heute aber sämtliche Geschäftsprozesse rund ums Thema fachübergreifend und ganzheitlich abbilden.

Langwierige Prozesse sind kostenintensiv und verhindern eine positiven Employee Experience

In den häufigsten Fällen erstreckt sich in Unternehmen zum Beispiel der Prozess von der Beantragung einer neuen Stelle bis hin zum Onboarding über mindestens fünf verschiedene Tools. Dabei übertragen Mitarbeiter vermutlich einige Informationen noch von Hand. Dadurch können wichtige Daten verloren gehen. Natürlich müssen die Angestellten die einzelnen Tools aber auch beherrschen. Die Ausführung der jeweiligen Projektschritte obliegt allein den Mitarbeitern. Das kostet enorm viel Zeit und Energie, wodurch bereits der Prozess bis zum Onboarding unglaublich teuer wird. Intuitiv kann man so Employee Experience nicht nennen. So sind zum Beispiel E-Mail-Benachrichtigungen aus verschiedenen Tools und Formaten extrem verwirrend und können schlimmstenfalls im Spam oder Papierkorb landen.

Exakt so sieht aber die Employee Experience in vielen Unternehmen heute aus. Vor einigen Jahren mag dieses Vorgehen noch sinnvoll gewesen sein. Doch Randfällen und den neuen, modernen Arbeitsmodellen sowie unterschiedlichsten Geräten und Lösungen können diese veralteten Strukturen nicht mehr gerecht werden. Zwar gibt es Tools, die versprechen, alle IT-getriebenen Prozesse aus einer Hand zu liefern. Aber dies ist nur mit massivem externen Programmieraufwand möglich. Ein derartiges Unterfangen bindet die IT dann auch für alle Zeiten an das Beratungshaus. Andernfalls wird die Lösung nach zwei oder drei Jahren abgelöst, was sehr kostspielig ist.

Transparente und integrierte Prozesse

Was IT-Abteilungen tatsächlich benötigen, ist eine Lösung, die alle Prozesse für eine zufriedenstellende Employee Experience aggregiert. Sämtliche Informationen sollten sich zudem auf einer Oberfläche transparent darstellen lassen und müssen auswertbar sein. Am wichtigsten ist allerdings, dass die Applikation einfach anzupassen und in alle IT- und Unternehmens-Systeme integrierbar ist. Darüber hinaus sollte eine IT-Abteilung in der Lage sein, alle Prozesse und die der Fachbereiche, wie zum Beispiel HR, Finance, Marketing oder Sales, auf Basis dieser Plattform eigenständig abzubilden.

Mit zwei Komponenten zum automatisierten Workflow – für eine bessere Employee Experience

Damit Patches für Sicherheit und neue Features kontinuierlich und selbstständig installiert werden können, muss die Lösung jederzeit aktualisierbar bleiben. Hierfür benötigen Unternehmen nur zwei Komponenten. Erstens, ein Very-very-low-Code Application Builder, der als Fundament für alle Benutzeroberflächen dient. Dieser muss extrem intuitiv sein und die Benutzeroberflächen automatisch für alle Geräte wie Smartphones, Tablets, Desktops, Notebooks und am besten noch als Browserapplikation anpassen. Hierdurch ist es der IT-Abteilung möglich, jegliche Prozesse wie beispielsweise Eingabemasken, Formulare, Grids, Dashboards und Reports abzubilden. Matrix42 bietet mit dem SolutionBuilder eine Lösung, die all diese Vorgaben exakt erfüllt.

Die zweite Komponente bildet eine grafische Workflow Engine (zum Beispiel Workflow Studio von Matrix42), die alle Abläufe automatisiert sowie Integrationen mit anderen Tools und Systemen sowie auch die gesamte Logik per Drag & Drop abbildet. Erfahrene IT-Experten werden jetzt vielleicht annehmen, dass dies nur mit Low-level-Code funktionieren kann oder unbedingt Code und SQL benötigt werden. Tatsächlich lassen sich aber auch komplizierte Prozesse intuitiv gestalten. Dadurch sind sie per Wizard und Drag & Drop konfigurierbar. Sämtliche Applikationen von Matrix42 sind exakt so aufgebaut. Falls ein Feature fehlt, wird es zuerst im SolutionBuilder und Workflow Studio entwickelt, um es dann in der Lösung abzubilden und jedes Quartal aufs Neue an die Kunden auszuliefern. Auf diese Weise kann die Unternehmens-IT eine positive Employee Experience optimal unterstützen.

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